Na NF-e, o GTIN é o número do código de barras do produto e vai em dois campos de cada item: um para a unidade comercial e outro para a unidade tributável. Quando o produto tem código de barras, ele deve ser informado; quando não tem, os campos recebem a expressão SEM GTIN. O NCM entra na mesma linha do item, e a SEFAZ pode cruzar os dois: o GTIN informado precisa existir no cadastro centralizado e combinar com o NCM registrado pelo dono da marca. Abaixo, cada termo dessa conferência, parte por parte.
GTIN: o número por trás do código de barras
GTIN é a sigla para o número global de item comercial. Ele é o que fica embaixo das barras impressas na embalagem e identifica um produto específico, de um fabricante específico, numa apresentação específica. Uma garrafa de 500 ml e uma de 1 litro da mesma bebida têm GTIN diferentes.
Os formatos mais comuns são:
- GTIN-13: o mais visto em produtos de varejo no Brasil;
- GTIN-8: versão curta, para embalagens pequenas;
- GTIN-12: padrão usado em produtos de origem norte-americana;
- GTIN-14: usado em caixas e fardos que agrupam unidades.
Quem atribui o GTIN é o dono da marca, depois de se associar à entidade que administra o padrão no país, a GS1 Brasil. O revendedor não cria GTIN: ele copia o que veio na embalagem ou na nota do fornecedor.
cEAN: o GTIN da unidade comercial
No XML da NF-e, o campo que recebe o GTIN da unidade em que o produto foi vendido se chama cEAN. Se uma loja vende uma caixa com 12 unidades, o cEAN deve trazer o GTIN da caixa, se ela tiver um.
Montando um item fictício: um atacado vende 10 fardos de água, cada fardo com 6 garrafas. A unidade comercial é o fardo; o cEAN recebe o GTIN-14 impresso no fardo.
cEANTrib: o GTIN da unidade tributável
O campo cEANTrib traz o GTIN da unidade usada para calcular os tributos, que nem sempre é a mesma da venda. No exemplo do fardo, a unidade tributável pode ser a garrafa, e então o cEANTrib recebe o GTIN-13 da garrafa, com a quantidade tributável convertida (60 garrafas em vez de 10 fardos).
O erro comum é repetir o GTIN da caixa nos dois campos e manter a quantidade da venda nos dois. Quando a unidade comercial e a tributável são a mesma, os dois campos realmente ficam iguais; quando são diferentes, a conversão precisa estar no cadastro do produto.
SEM GTIN: quando o produto não tem código
Produtos sem código de barras existem: mercadoria a granel, produção artesanal, peça feita sob medida, item de fabricante que não aderiu ao padrão. Nesses casos, os campos cEAN e cEANTrib recebem a expressão SEM GTIN, exatamente assim.
Deixar o campo vazio ou inventar um número sequencial não resolve. O número inventado pode coincidir com o GTIN de outro produto ou simplesmente não existir no cadastro, e a nota tende a ser recusada. A pergunta para decidir é: a embalagem tem um código de barras atribuído pelo dono da marca? Se não tem, é SEM GTIN.
O inverso também é erro: usar SEM GTIN para um produto que tem código, só porque o cadastro estava incompleto. Para quem revende, a fonte mais segura é a NF-e de compra, que já traz o GTIN informado pelo fornecedor.
NCM: a classificação da mercadoria
O NCM é o código de 8 dígitos que classifica a mercadoria pela sua natureza, com base no sistema harmonizado usado no comércio internacional. Enquanto o GTIN identifica um produto de uma marca, o NCM agrupa todos os produtos do mesmo tipo: todas as águas minerais sem gás de todas as marcas compartilham a mesma classificação.
Essa diferença é o que permite o cruzamento. Um GTIN aponta para um produto; esse produto pertence a um NCM. Se a nota informa um GTIN de água mineral com um NCM de biscoito, um dos dois está errado. O passo a passo para encontrar e conferir o NCM está em como encontrar o NCM do produto e conferir antes de emitir.
Cadastro centralizado de GTIN: onde a SEFAZ confere
O cadastro centralizado de GTIN reúne os dados que os donos de marca registram para cada código: descrição, marca, NCM e outros atributos. As SEFAZ usam essa base para validar as notas.
A validação funciona assim:
- o sistema emissor envia a NF-e com o GTIN e o NCM do item;
- a SEFAZ consulta se o GTIN existe no cadastro centralizado;
- se existir, compara o NCM da nota com o NCM registrado para aquele GTIN;
- havendo divergência, a nota pode ser recusada com uma mensagem que aponta o item.
A implantação dessas validações foi feita em etapas, com calendários e alcance que variam por estado e por tipo de documento. Por isso, uma nota que passa num estado pode ser recusada em outro. A confirmação do que já vale para a sua empresa fica no portal da SEFAZ do seu estado ou com o contador.
Divergência entre GTIN e NCM: como resolver
Quando a nota volta recusada por divergência entre GTIN e NCM, a verificação segue uma ordem:
- conferir se o GTIN digitado é o da embalagem certa (unidade, caixa ou fardo);
- comparar o NCM do cadastro com o NCM da nota de compra do fornecedor;
- se o fornecedor e o seu cadastro concordam e a SEFAZ discorda, falar com o fornecedor, porque quem corrige o registro no cadastro centralizado é o dono da marca;
- se a dúvida for sobre a classificação em si, levar ao contador antes de trocar o NCM.
Trocar o NCM só para a nota passar é a pior saída. O NCM influencia tributos, substituição tributária e, em muitos casos, o CEST, cuja relação com o NCM está detalhada em NCM e CEST e como conferir a combinação.
Onde o GTIN e o NCM aparecem para quem confere a nota
Para quem recebe a NF-e, os dois códigos ficam no detalhamento de cada item do XML e no quadro de produtos do DANFE. Conferir os dois na entrada da mercadoria ajuda a manter o próprio cadastro coerente desde o início: se o fornecedor informou GTIN e NCM corretos, o revendedor pode usar os mesmos dados na venda.
Quando a conferência for de uma nota específica, a chave de acesso permite localizar o documento na consulta pública e confirmar que o XML recebido é o autorizado; a estrutura dessa chave está em o que significa cada parte da chave de acesso.
