Quando uma venda para consumidor final não contribuinte de outro estado volta rejeitada, ou quando a mercadoria fica retida por falta do Difal, quase sempre o problema está em um destes pontos da NF-e: o indicador de inscrição estadual do destinatário, a marcação de consumidor final, o CFOP, o grupo de ICMS da UF de destino ou o recolhimento do imposto ao estado do cliente. Verificar nessa ordem resolve a maioria dos casos, porque cada campo depende do anterior. Abaixo estão os sintomas, as causas em ordem de conferência e a rotina que evita a repetição.
O sintoma: rejeição na autorização ou cobrança no destino
O problema aparece de duas formas. A primeira é na tela do emissor, logo após transmitir: a SEFAZ devolve uma rejeição que menciona o grupo de ICMS da UF de destino, o indicador do destinatário ou a operação com consumidor final. A segunda aparece depois da autorização: a nota foi aceita, mas o imposto devido ao estado do cliente não foi pago, e a mercadoria fica parada na fiscalização ou o cliente recebe uma cobrança.
No primeiro caso, a nota não existe ainda, e basta corrigir e transmitir de novo. No segundo, a nota já está autorizada e o acerto passa pelo recolhimento, não pela nota.
Antes de mexer em qualquer campo, leia a mensagem inteira da rejeição e anote qual campo ela cita. A mensagem raramente diz a causa de origem: ela aponta o campo que ficou incoerente, e a origem pode estar em outro lugar. Uma rejeição que fala do grupo da UF de destino, por exemplo, muitas vezes nasce de um cliente cadastrado com o indicador errado. Por isso a conferência abaixo começa pelo cadastro do cliente e só termina no imposto, e não o contrário. Pular etapas leva a corrigir o sintoma em uma nota e ver o mesmo erro voltar na venda seguinte.
Causa 1: indicador de IE do destinatário errado
O Difal da venda para não contribuinte depende de a nota dizer que o cliente não é contribuinte do ICMS. Isso é feito pelo indicador de inscrição estadual do destinatário. Para pessoa física, ou para empresa sem inscrição estadual, o indicador é o de não contribuinte. Se o cadastro do cliente estiver marcado como contribuinte, ou como isento, o sistema monta a nota com outra lógica e o grupo do Difal não é exigido, ou é exigido de forma incoerente.
Como verificar: abra o cadastro do cliente e confira o campo de inscrição estadual. CPF sem inscrição é não contribuinte. CNPJ sem inscrição estadual costuma ser não contribuinte também, como acontece com muitos prestadores de serviço.
Causa 2: operação não marcada como consumidor final
A NF-e tem um campo que indica se a operação é com consumidor final. Na venda para não contribuinte de outro estado, ele precisa indicar consumidor final. Se a nota sair como operação normal, o emissor não calcula o Difal, e a rejeição ou a cobrança posterior aparecem.
Esse campo costuma vir do tipo de venda configurado no sistema. O erro comum é usar o mesmo tipo de venda para revenda e para consumidor final, só trocando o cliente.
Causa 3: CFOP de venda para contribuinte
A venda interestadual para não contribuinte tem CFOP próprio na série 6. Para mercadoria adquirida de terceiros, o código usual é o 6108; para produção do próprio estabelecimento, o 6107. Usar o 6102, que é a venda interestadual comum, cria uma nota em que o código diz uma coisa e os indicadores dizem outra.
O texto sobre como escolher o CFOP de cada operação mostra como ler os dígitos do código e evitar esse tipo de troca.
Causa 4: grupo de ICMS da UF de destino vazio ou incompleto
Com os três pontos anteriores certos, a nota precisa trazer, em cada item, o grupo de ICMS da UF de destino. Ele reúne:
- a base de cálculo na UF de destino;
- o percentual do fundo de combate à pobreza do destino, quando houver;
- a alíquota interna da UF de destino;
- a alíquota interestadual;
- o valor do ICMS devido ao destino e o valor do fundo, quando houver.
Esses campos dependem do produto e do estado do cliente. Se o cadastro do produto não tiver a alíquota do destino configurada, o sistema deixa o grupo vazio ou com zero. O CST do ICMS do item também precisa ser coerente com a operação; o texto sobre como ler cada código do CST ajuda a conferir esse ponto.
Exemplo hipotético, com números só para ilustrar o cálculo: suponha uma venda de R$ 1.000 com alíquota interestadual de 12% e alíquota interna do destino de 18%. Pelo cálculo mais simples, a diferença é de 6 pontos, e o Difal seria R$ 60, além do fundo de combate à pobreza, se o destino cobrar. Alguns estados usam uma forma de cálculo diferente, com a base ajustada, que muda o valor. Por isso o sistema precisa estar configurado com a regra de cada destino.
Causa 5: Difal calculado, mas não recolhido
A nota autorizada com o grupo preenchido não encerra a obrigação. O imposto do destino precisa ser pago. As formas usuais são duas:
- guia por operação, emitida antes da saída da mercadoria e enviada junto com ela;
- inscrição estadual no estado de destino, que permite apurar e recolher de forma periódica, sem guia por nota.
Quem vende para poucos estados com frequência costuma avaliar a inscrição no destino; quem vende de forma esporádica costuma usar a guia por operação. Se a nota já foi autorizada e a guia não foi paga, o caminho é recolher o imposto devido, com os acréscimos que o estado aplicar.
As alíquotas, o fundo de combate à pobreza, a forma de cálculo e o tratamento de empresas do Simples Nacional variam por estado e mudam com o tempo. Confirme as regras do destino na SEFAZ daquele estado ou com o contador antes de configurar o sistema.
Como evitar que o problema volte
A rotina que evita a rejeição é de cadastro, não de nota:
- Tipo de venda separado para não contribuinte de outro estado, já com consumidor final marcado e CFOP correto.
- Cadastro de cliente conferido na entrada: CPF ou CNPJ, inscrição estadual e indicador.
- Tabela de alíquotas por estado revisada sempre que um destino muda a regra.
- Primeira venda para um estado novo conferida com o contador antes da transmissão.
- Guia paga antes do envio, quando não houver inscrição no destino, com o comprovante junto da nota.
Se a sua loja vende tanto para consumidor final quanto para empresas e transportadoras participam da entrega, o texto sobre as diferenças entre NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e mostra qual documento cada etapa pede.