CFOP na prática: um caso hipotético de como escolher o código de cada nota do mês

O CFOP certo sai de duas perguntas feitas a cada nota: a mercadoria está entrando ou saindo, e o outro lado da operação está no mesmo estado, em outro estado ou no exterior? Respondidas essas duas, sobra escolher a natureza da operação (venda, devolução, remessa) e conferir se há substituição tributária. Para mostrar como isso funciona no dia a dia, vamos acompanhar um caso hipotético: uma loja de materiais elétricos que revende produtos comprados de terceiros e passa por um mês com vendas, devoluções e remessas.

Como os quatro dígitos do CFOP se organizam

O primeiro dígito diz a direção e o alcance geográfico; os três seguintes dizem a natureza da operação. Antes de entrar no caso, vale fixar a lógica do primeiro dígito, porque é nele que acontece a maior parte dos erros:

• 1: entrada vinda do mesmo estado;
• 2: entrada vinda de outro estado;
• 3: entrada vinda do exterior;
• 5: saída para o mesmo estado;
• 6: saída para outro estado;
• 7: saída para o exterior.

Os três dígitos finais se repetem entre as famílias. A venda de mercadoria adquirida de terceiros, por exemplo, termina em 102 tanto no 5102 (dentro do estado) quanto no 6102 (para outro estado). Por isso, quem entende a natureza da operação uma vez consegue trocar só o primeiro dígito conforme o destino.

Semana 1: as vendas comuns dentro e fora do estado

A loja hipotética, que chamaremos de Loja Ponto, vende disjuntores e fios para uma construtora da mesma cidade. A decisão é direta: mercadoria comprada de terceiros, saída, destino no mesmo estado. O CFOP é 5102.

Na mesma semana, um cliente de outro estado compra cabos para revenda. Muda só o destino, e a nota sai com 6102. O erro que a loja quase cometeu foi copiar a nota anterior e manter o 5102: o sistema emissor aceitaria a cópia, mas a operação ficaria registrada como interna, com reflexo no cálculo do ICMS e na escrituração.

Uma diferença que aparece aqui: se a Loja Ponto fabricasse algum item, a venda desse produto usaria 5101 (venda de produção do estabelecimento), e não 5102. O critério é a origem da mercadoria, não o tipo de cliente. Revenda é 102; produção própria é 101.

Conferência da semana: antes de transmitir, olhar a UF do destinatário e comparar com o primeiro dígito. É uma checagem de segundos que evita a correção mais comum.

Semana 2: produto com substituição tributária

A loja vende lâmpadas que, no estado dela, estão sujeitas ao regime de substituição tributária, com o ICMS já recolhido pelo fornecedor na etapa anterior. Nesse cenário, a venda dentro do estado costuma usar 5405, código da venda de mercadoria adquirida de terceiros em operação com ICMS retido anteriormente, com a loja na condição de substituída.

A decisão aqui não depende do produto em si, mas de como o estado trata aquele produto. A mesma lâmpada pode estar na substituição tributária num estado e fora dela em outro. Por isso, a regra que a Loja Ponto adotou foi marcar no cadastro do produto se ele está ou não na ST no seu estado, e deixar o CFOP decorrer dessa marcação.

O CFOP precisa conversar com o código de situação tributária do item. Um 5405 com CST de tributação integral é uma combinação que chama atenção na conferência. Quem quer entender essa relação melhor pode ver como ler o CST do ICMS na NF-e.

Conferência da semana: para cada produto em ST, verificar se CFOP e CST apontam para a mesma situação.

Semana 3: devoluções nos dois sentidos

A construtora devolve parte dos fios por excesso de pedido. Para a loja, essa mercadoria está entrando de volta, então o código começa com 1 (mesmo estado). A devolução de venda de mercadoria adquirida de terceiros é o 1202. Se o cliente que devolvesse fosse o de outro estado, a entrada seria 2202.

No mesmo período, a Loja Ponto devolve ao fornecedor um lote de tomadas com defeito. Agora a mercadoria sai, para o mesmo estado, e a natureza é devolução de compra para comercialização: 5202.

O ponto que costuma confundir: em devolução, o CFOP é escolhido a partir de quem está emitindo a nota e em que sentido a mercadoria vai, e não a partir da nota original. A nota de devolução referencia a chave da nota de origem, mas o código segue a lógica de entrada e saída de quem emite.

Conferência da semana: perguntar "a mercadoria está entrando ou saindo do meu estoque?" antes de olhar qualquer tabela.

Semana 4: remessas que não são venda

Uma furadeira usada na loja vai para conserto numa assistência técnica da mesma cidade. Não há venda, e a mercadoria vai voltar. O código é o 5915, remessa de mercadoria ou bem para conserto ou reparo. Quando a furadeira voltar, a assistência emitirá a nota de retorno, e a loja registra a entrada com o código correspondente ao retorno do conserto.

No fim do mês aparece uma operação que não se encaixa em nenhuma natureza conhecida pela equipe: o envio de um expositor emprestado para uma feira. A tentação é usar o 5949, "outra saída de mercadoria ou prestação de serviço não especificado". Esse código existe para o que realmente não tem código próprio, e não como atalho. Antes de usá-lo, a loja consultou o contador, que verificou se havia um CFOP específico para a remessa e qual tratamento o estado dá a ela.

O risco do 5949 usado sem critério é a nota ficar sem explicação clara para quem a confere depois, inclusive o próprio contador no fechamento. Se for mesmo o código certo, as informações complementares devem dizer o que está acontecendo.

Conferência da semana: toda remessa sem venda tem um retorno previsto? Se sim, guardar a chave da nota de ida para referenciar na volta.

Um caso à parte: venda para consumidor de outro estado

Na última semana, a loja vende uma luminária pela internet para uma pessoa física de outro estado, que não é contribuinte do ICMS. O primeiro dígito é 6, porque o destino é outro estado. A natureza, porém, não é a mesma de uma venda para revenda: existe código próprio para a venda de mercadoria adquirida de terceiros destinada a não contribuinte, o 6108.

Essa operação também envolve o diferencial de alíquotas, que muda os campos da nota e o recolhimento. Os detalhes estão em como o Difal aparece na venda interestadual. Para o CFOP, o aprendizado da loja foi que o tipo de destinatário (contribuinte ou não) pode mudar a natureza da operação, e não apenas o destino.

Onde o CFOP aparece além da NF-e

O CFOP não é exclusivo da NF-e. A NFC-e usa códigos de saída dentro do estado, e o CT-e usa códigos próprios da prestação de serviço de transporte. Quem quer entender qual documento cada operação pede pode ler sobre as diferenças entre NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e.

A NFS-e, por outro lado, não usa CFOP: a prestação de serviço sujeita ao ISS é identificada pelo código do serviço. Isso evita uma confusão frequente em empresas que vendem produto e serviço no mesmo pedido.

O que levar do mês da Loja Ponto

O caso mostra que quase todos os erros de CFOP vêm de três decisões puladas: o sentido da mercadoria, o destino geográfico e a natureza real da operação. A lista abaixo transforma o mês hipotético em rotina de conferência:

1. Entrada ou saída? Isso define se o código começa em 1, 2, 3 ou em 5, 6, 7.
2. Mesmo estado, outro estado ou exterior? Ajuste o primeiro dígito.
3. É venda, devolução, remessa ou retorno? A natureza define os três últimos dígitos.
4. A mercadoria é de produção própria ou de revenda? Isso separa o 101 do 102.
5. O produto está na substituição tributária no seu estado? Confira se CFOP e CST batem.
6. O destinatário é contribuinte do ICMS? Em operações interestaduais, isso pode mudar o código.
7. Pensou em usar um código "outras"? Procure antes um código específico.

A tabela de CFOP é nacional, mas o tratamento de cada operação, especialmente a substituição tributária, depende do estado. Para montar o cadastro de naturezas de operação da empresa, a forma mais segura é revisar a lista com o contador uma vez e consultar a SEFAZ do seu estado quando surgir uma operação nova. Depois disso, a rotina acima resolve a maior parte das notas do mês.