NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e não são versões do mesmo documento: cada um registra uma parte diferente da operação. A NF-e documenta a venda ou a circulação de mercadoria, em especial entre empresas; a NFC-e documenta a venda ao consumidor final no varejo; o CT-e documenta o serviço de transporte prestado por quem leva a carga; e o MDF-e reúne os documentos de uma viagem. Para ver isso funcionando, vamos acompanhar um caso hipotético: uma distribuidora de utensílios de cozinha que, numa mesma semana, vende para empresas, atende no balcão, entrega com caminhão próprio e contrata frete.
O ponto de partida da distribuidora
A distribuidora hipotética, que chamaremos de Casa Forno, compra panelas, formas e talheres de fabricantes e revende para restaurantes, lojas e, em menor volume, para consumidores que passam no balcão. Ela tem um caminhão próprio para entregas na região e contrata uma transportadora para os pedidos mais distantes.
A primeira decisão da Casa Forno foi deixar de pensar em "qual nota eu tiro" e passar a perguntar, para cada operação, duas coisas: quem está comprando e quem está levando a mercadoria. As respostas definem os documentos.
Segunda-feira: venda para um restaurante
Um restaurante da mesma cidade compra trinta panelas. O comprador é uma empresa, com CNPJ, e a mercadoria vai sair do estoque da distribuidora com entrega no endereço do cliente. O documento é a NF-e.
A NF-e identifica o destinatário completo, traz o CFOP da operação, os impostos destacados e a forma de transporte. Mesmo que o restaurante use as panelas, e não as revenda, a venda entre empresas costuma ser documentada por NF-e, porque o comprador precisa do documento para a própria escrituração.
Decisão e consequência: a Casa Forno emitiu a NF-e e, no campo de transporte, indicou que a entrega seria feita por conta própria. Isso vai importar na quarta-feira.
Terça-feira: vendas no balcão
Ao longo do dia, várias pessoas compram formas e talheres no balcão, pagam na hora e levam os produtos. São consumidores finais, a maioria sem interesse em ser identificada. O documento é a NFC-e.
A NFC-e é mais simples: o consumidor pode ou não informar o CPF, a nota é autorizada em segundos e o cliente recebe um comprovante com QR Code para consultar o documento. Na maioria dos estados, ela é o documento da venda presencial ao consumidor final, e as regras de uso (incluindo entrega em domicílio) são definidas por cada SEFAZ.
No fim da tarde, aparece uma situação de fronteira: uma lanchonete compra duas panelas no balcão e pede nota com CNPJ. A Casa Forno pergunta se a lanchonete precisa da NF-e para a contabilidade dela. Como a resposta foi sim, a venda saiu em NF-e. A regra prática que a distribuidora adotou: se o comprador é empresa e pede o documento completo, emite-se NF-e; se é consumidor final comprando para uso, NFC-e. Para entender a rotina da nota de balcão, vale ler sobre como começar a emitir NFC-e.
Quarta-feira: entrega com caminhão próprio
O caminhão da Casa Forno sai com a mercadoria do restaurante de segunda e com outras quatro NF-e de clientes, algumas em uma cidade de outro estado. Não há transportadora envolvida: a distribuidora leva a própria mercadoria.
Nesse cenário, não existe CT-e, porque ninguém está prestando serviço de transporte para outra pessoa. O que pode ser exigido é o MDF-e, emitido pela própria distribuidora, listando as chaves das cinco NF-e, o veículo, o motorista e o percurso. Viagens que cruzam a divisa costumam pedir o manifesto; para viagens dentro do estado, a exigência depende da SEFAZ de cada estado.
Decisão e consequência: a Casa Forno emitiu o MDF-e antes de o caminhão sair e o encerrou na volta, depois da última entrega. O passo a passo dessa rotina está em quando o MDF-e é exigido, como emitir e como encerrar.
Quinta-feira: frete contratado para outro estado
Uma loja de outro estado compra um lote grande, e a Casa Forno contrata uma transportadora. Agora há duas empresas e dois serviços diferentes na mesma operação:
- a distribuidora vende a mercadoria e emite a NF-e, informando a transportadora e a modalidade do frete;
- a transportadora presta o serviço de transporte e emite o CT-e, que referencia a NF-e da carga;
- se a transportadora levar essa carga junto com outras na mesma viagem, ou quando as regras pedirem, é ela que emite o MDF-e com as chaves dos CT-e.
O erro que a Casa Forno evitou foi achar que precisaria emitir CT-e por ter contratado o frete. O CT-e é de quem presta o transporte. Quem contrata o frete pode ter de lançar o CT-e na própria escrituração, como tomador do serviço, mas não o emite.
Todos esses documentos se ligam pela chave de acesso de 44 dígitos: o CT-e aponta a chave da NF-e, e o MDF-e aponta as chaves dos documentos transportados. Para ler essas chaves com segurança, veja o que significa cada parte da chave de acesso.
Quinta-feira à tarde: o pedido por telefone de outro estado
No mesmo dia, uma pessoa física de outro estado liga, compra um jogo de facas e pede entrega em casa. O atendente, acostumado ao balcão, quase emitiu uma NFC-e, já que se trata de consumidor final. A pessoa responsável pela parte fiscal interrompeu: a NFC-e é pensada para vendas ao consumidor dentro do próprio estado, e uma venda não presencial com destino a outro estado costuma ser documentada por NF-e.
A decisão mudou mais do que o modelo da nota. Na NF-e para consumidor final de outro estado entram dados do destinatário, o indicador de que a venda não foi presencial e, conforme o caso, os campos do diferencial de alíquotas do ICMS. A Casa Forno anotou essa situação como regra fixa: consumidor final fora do estado não sai em NFC-e. A regra passou a constar no procedimento de vendas, ao lado do roteiro do balcão.
Sexta-feira: o fechamento da semana
Na sexta, a pessoa responsável pela parte fiscal da Casa Forno montou um quadro com o que aconteceu, para mandar ao contador junto com os arquivos XML:
| Operação | Quem compra | Quem transporta | Documentos |
|---|---|---|---|
| Venda ao restaurante | Empresa | Distribuidora | NF-e (e MDF-e na viagem, se exigido) |
| Vendas no balcão | Consumidor final | O próprio cliente | NFC-e |
| Lanchonete com CNPJ | Empresa | O próprio cliente | NF-e |
| Entrega com caminhão próprio | Vários clientes | Distribuidora | NF-e de cada venda e MDF-e |
| Consumidor de outro estado por telefone | Consumidor final | Distribuidora ou transportadora | NF-e |
| Venda com frete contratado | Loja de outro estado | Transportadora | NF-e (distribuidora), CT-e e eventual MDF-e (transportadora) |
O quadro mostrou que nenhuma operação precisou de um documento "no lugar" de outro. Cada um cobriu uma parte: a venda, o transporte ou a viagem.
Lista de conferência para escolher o documento de cada operação
O caso da Casa Forno se resume em cinco perguntas, que funcionam para qualquer negócio que vende mercadoria:
- Há venda ou circulação de mercadoria? Se sim, ela é documentada por NF-e ou NFC-e.
- O comprador é consumidor final no varejo ou empresa que precisa do documento completo? Consumidor final no balcão costuma ser NFC-e; empresa, NF-e.
- Alguém está prestando serviço de transporte para outra pessoa? Se sim, esse prestador emite o CT-e. Se a empresa leva a própria carga, não há CT-e.
- Há uma viagem com documentos que pede manifesto? Quem faz a viagem (a transportadora ou a própria empresa) emite o MDF-e, quando exigido.
- Os documentos estão ligados pelas chaves? CT-e aponta NF-e; MDF-e aponta CT-e ou NF-e.
As regras de uso de cada documento, como os limites da NFC-e e a exigência do MDF-e em viagens internas, variam entre estados. Antes de mudar a forma de vender ou de entregar, confirme com a SEFAZ do seu estado ou com o contador qual combinação de documentos se aplica.
