O NCM é o código de oito dígitos que diz à nota fiscal o que a mercadoria é, segundo uma nomenclatura comum aos países do Mercosul. Os seis primeiros dígitos vêm do Sistema Harmonizado, usado no comércio internacional; os dois últimos são o detalhamento do Mercosul. Ler o código parte por parte, do capítulo ao subitem, é a forma mais segura de conferir se o NCM cadastrado combina com o produto antes de emitir a nota. Abaixo, cada termo que aparece nesse caminho.
Sistema Harmonizado (SH)
É a nomenclatura internacional que organiza as mercadorias em seções, capítulos, posições e subposições. O NCM aproveita essa estrutura inteira nos seis primeiros dígitos. Isso tem uma consequência prática: um produto bem classificado no NCM brasileiro tende a ter os mesmos seis primeiros dígitos na classificação usada por um fornecedor estrangeiro, o que ajuda a conferir mercadoria importada.
Seção
É o agrupamento mais amplo, que reúne capítulos por grande família de mercadorias (animais vivos, produtos químicos, máquinas, veículos). A seção não aparece nos dígitos do código, mas suas notas valem para todos os capítulos dentro dela. Por isso, quem confere uma classificação começa lendo as notas da seção, e não só o texto do código.
Capítulo (dígitos 1 e 2)
Os dois primeiros dígitos indicam o capítulo. É a primeira grande escolha da classificação: o produto é, por exemplo, um plástico, um têxtil ou uma máquina? Erros de capítulo são raros, mas graves, porque tudo o que vem depois fica errado junto.
Posição (dígitos 1 a 4)
Os quatro primeiros dígitos formam a posição, que recorta o capítulo em grupos de mercadorias. Em um código fictício como 1234.56.78, usado só para ilustrar a estrutura, "12" seria o capítulo e "1234" seria a posição. Na escrita do código, o ponto depois do quarto dígito marca justamente o fim da posição.
Subposição (dígitos 5 e 6)
O quinto e o sexto dígitos são as subposições de primeiro e segundo nível, ainda dentro do Sistema Harmonizado. No exemplo fictício, "1234.56" é o código SH completo. Até aqui, a classificação é internacional.
Item e subitem (dígitos 7 e 8)
O sétimo dígito é o item e o oitavo é o subitem, criados pelo Mercosul para detalhar o que o SH deixa amplo. No exemplo, "1234.56.78" teria o item 7 e o subitem 8. É nesses dois dígitos finais que muitas classificações erram, porque o produto parece se encaixar em mais de um desdobramento. Um caso hipotético: duas versões de um mesmo utensílio, uma de metal e outra de plástico, podem dividir o capítulo de uso, mas ir para códigos diferentes por causa do material.
Quando um nível não tem desdobramento, o dígito correspondente costuma ser zero. Um código terminado em "00" não está incompleto: indica que aquela subposição não foi detalhada.
Regras Gerais de Interpretação
São as regras que dizem como escolher entre dois códigos possíveis. Elas tratam de situações como produto incompleto ou desmontado, mercadoria feita de mais de um material e conjuntos vendidos juntos. Uma ideia central delas: o que vale primeiro é o texto das posições e as notas de seção e capítulo, e não o título do capítulo, que é apenas indicativo. Na prática, quem pula essas regras e escolhe o código "pela descrição que parece mais próxima" é quem mais erra.
Notas de seção, notas de capítulo e notas explicativas
As notas de seção e de capítulo fazem parte da nomenclatura e podem incluir ou excluir mercadorias de um capítulo. As notas explicativas do Sistema Harmonizado são um material de apoio que descreve o alcance de cada posição com mais detalhes e exemplos. Para conferir uma classificação duvidosa, a ordem útil é: texto da posição, notas de seção e de capítulo, regras gerais e, por fim, notas explicativas.
TIPI
É a tabela de incidência do IPI, organizada a partir do NCM. Ela é a forma mais comum de consultar a lista completa de códigos com a descrição de cada um. Ter o NCM na TIPI não significa que o produto paga IPI: a tabela traz todos os códigos, inclusive os de produtos com alíquota zero ou não tributados.
Consulta formal de classificação
Quando a dúvida persiste, a empresa pode apresentar consulta formal à Receita Federal sobre a classificação de uma mercadoria. A resposta é publicada como solução de consulta, e as soluções já publicadas podem ser pesquisadas por quem tem um produto parecido. É o caminho indicado para produtos novos, compostos ou que mudam de composição. Antes de abrir uma consulta, vale passar o caso pelo contador, que pode já ter um entendimento firmado para aquele tipo de produto.
Como o NCM conversa com os outros campos da nota
O NCM não fica isolado no XML. Vários campos dependem dele:
- CEST: para mercadorias listadas na substituição tributária, o CEST precisa ser compatível com o NCM. A relação entre os dois está detalhada em quando o CEST é exigido e como conferir a combinação com o NCM.
- GTIN: quando o produto tem código de barras, a SEFAZ pode cruzar o GTIN informado com o NCM do cadastro centralizado. O tema está em quando informar o GTIN na NF-e.
- CST e tributação: benefícios, reduções e regimes especiais costumam ser definidos por NCM. Um código errado leva junto o CST e o cálculo do imposto. Veja como ler o CST do ICMS na NF-e.
Efeitos de um NCM errado
O código errado raramente trava a nota na hora; o problema aparece depois. Os efeitos mais comuns são imposto calculado a menor ou a maior, substituição tributária aplicada onde não devia (ou deixada de fora), rejeição por incompatibilidade com CEST ou GTIN e divergência entre a nota do fornecedor e o cadastro da empresa que compra. Quem recebe uma NF-e com NCM diferente do que tem cadastrado deve investigar antes de lançar a entrada, e não simplesmente copiar o código do fornecedor.
Roteiro de conferência antes de emitir
Para cada produto novo no cadastro, ou para cada produto que mudou de composição:
- leia o código dígito a dígito e confirme se capítulo, posição e subposição descrevem o produto;
- confira as notas de seção e de capítulo, que podem excluir a mercadoria daquele trecho;
- verifique se o código está vigente na tabela atual, porque a nomenclatura é revisada periodicamente;
- cruze com CEST e GTIN quando eles existirem;
- se a dúvida continuar, leve o caso ao contador e, se necessário, à consulta formal na Receita Federal.