Para emitir nota de produtor rural, o caminho tem três partes: obter a inscrição estadual de produtor rural, descobrir qual modelo de nota o seu estado aceita e preencher a nota com os dados da venda, do comprador e do transporte. Quem pergunta como tirar nota de produtor rural normalmente está na primeira parte, porque sem a inscrição não há nota. Como cada estado organiza esse processo do seu jeito, os passos abaixo mostram a sequência que costuma se repetir e apontam o que confirmar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado ou com o contador.

Passo 1: confirme quem vai emitir a nota da venda

Antes de qualquer cadastro, defina quem emite. Há duas situações comuns:

  • O próprio produtor emite: é o caso de quem vende para consumidores, feiras, comércios menores ou para empresas de outro estado.
  • A empresa compradora emite uma nota de entrada: em várias situações, cooperativas, laticínios, frigoríficos e cerealistas registram a compra do produtor com uma nota emitida por eles mesmos.

Mesmo quando o comprador emite a nota de entrada, o produtor costuma precisar da inscrição estadual, porque ela identifica quem vendeu. Pergunte ao comprador como ele registra a compra antes da primeira entrega: a resposta muda o que você precisa providenciar.

Passo 2: faça a inscrição estadual de produtor rural

A inscrição é o cadastro do produtor na SEFAZ. Dependendo do estado, ela é feita pela internet, num posto fiscal, na agência de atendimento ou por meio de convênio com a prefeitura ou o sindicato rural.

Os documentos pedidos variam, mas costumam incluir:

  • documento de identificação e CPF do produtor (ou CNPJ, se a atividade for exercida por empresa);
  • comprovante de que o produtor explora a terra: escritura, matrícula, contrato de arrendamento, parceria ou comodato;
  • cadastro do imóvel rural, como o CCIR, e dados do imposto territorial;
  • endereço e localização da propriedade, às vezes com coordenadas;
  • descrição das atividades: lavoura, criação de animais, produção de leite e assim por diante.

Erro comum: o arrendatário tentar se inscrever com a documentação em nome do dono da terra, sem o contrato que comprova o arrendamento. Correção: levar o contrato assinado pelas partes, que é o documento que liga quem produz à área onde produz.

Passo 3: descubra qual modelo de nota o seu estado aceita

Com a inscrição pronta, a pergunta seguinte é em qual formato a nota será emitida. As opções que existem hoje, conforme o estado:

  • NF-e de produtor rural: a nota fiscal eletrônica, a mesma usada pelas empresas, emitida em emissor gratuito oferecido pela SEFAZ em alguns estados ou em sistema próprio.
  • Aplicativo Nota Fiscal Fácil: aplicativo público para celular, voltado a pequenos emissores, adotado por alguns estados para o produtor rural.
  • Nota avulsa: emitida pela própria repartição fiscal a pedido do produtor, em estados que mantêm essa opção.
  • Talão em papel: o bloco de notas impresso, que vem sendo substituído pela nota eletrônica em muitos estados, com calendários diferentes.

Este é o ponto que mais muda de um estado para outro, inclusive com datas de transição para a nota eletrônica. Confirme na SEFAZ qual formato vale para você e se o talão que você ainda tem em casa continua aceito.

Passo 4: providencie o acesso ao emissor

Cada formato pede um tipo de acesso. A NF-e emitida em sistema próprio exige certificado digital. Alguns emissores públicos e aplicativos permitem entrar com a conta gov.br ou com senha fornecida pela SEFAZ. A nota avulsa depende de atendimento na repartição.

Antes da primeira venda, faça um teste: entre no emissor, confira se os seus dados aparecem corretos (nome, inscrição, endereço da propriedade) e veja se os produtos que você vende podem ser cadastrados. Descobrir um problema de acesso no dia da entrega atrasa a saída da carga.

Se a propriedade tem sinal de internet fraco, pergunte também se o emissor permite preparar a nota sem conexão e transmitir depois, ou se é melhor emitir na cidade antes de buscar a carga. Essa decisão define onde a nota será feita na rotina de cada venda e evita que o caminhão espere parado na porteira.

Passo 5: preencha a nota com os dados da venda

A nota do produtor tem os mesmos blocos de qualquer nota de venda. Vale preencher com calma na primeira vez e salvar os dados que se repetem:

  1. Natureza da operação: venda de produção própria, na maioria dos casos.
  2. Destinatário: CPF ou CNPJ do comprador, nome, endereço e, se ele for contribuinte do ICMS, a inscrição estadual.
  3. Produto: descrição clara (milho em grão, leite cru, bezerros), unidade (saca, litro, cabeça, quilo), quantidade e valor unitário.
  4. Classificação fiscal: o NCM do produto e o CFOP de venda de produção do estabelecimento, que muda conforme o comprador esteja no mesmo estado ou em outro. A lógica dos dígitos do CFOP é explicada no texto sobre como aplicar o CFOP na emissão de notas fiscais.
  5. Tributação: a situação do ICMS da operação, que pode envolver diferimento, isenção ou outra regra conforme o produto e o estado.
  6. Transporte: quem leva a mercadoria, a placa do veículo e o volume transportado.
  7. Informações complementares: dados que o comprador ou a regra estadual peçam, como o número de um contrato de venda.

A tributação é a parte em que o produtor mais erra sozinho. Defina com o contador, uma vez para cada produto e tipo de comprador, qual situação usar, e anote numa folha que fique junto do emissor. Também vale combinar com ele como fica a contribuição previdenciária sobre a venda, que em certos casos é retida pelo comprador e em outros é recolhida pelo próprio produtor.

Exemplo hipotético: suponha um pequeno produtor de café que vende 40 sacas para uma torrefação do mesmo estado. Ele informa a torrefação como destinatária, com CNPJ e inscrição estadual, descreve o produto como café cru em grão, unidade saca, quantidade 40, e usa a tributação definida com o contador para esse tipo de venda. Na próxima venda à mesma torrefação, só quantidade, valor e transporte mudam.

Passo 6: transmita, confira e acompanhe a carga

Na nota eletrônica, depois de transmitida, ela precisa ser autorizada antes de a mercadoria sair. Confira a autorização e a chave de acesso de 44 dígitos, que identifica a nota em qualquer consulta. O documento auxiliar impresso (DANFE) acompanha a carga no transporte.

Para animais vivos, a nota não basta: o transporte costuma exigir também a Guia de Trânsito Animal, emitida pelo órgão estadual de defesa agropecuária. Outros produtos podem ter documentos sanitários próprios. Separe esses documentos junto com a nota antes de carregar o caminhão.

Quando a venda envolve transporte contratado ou mais de um documento na mesma viagem, outros documentos podem entrar em cena; a diferença entre eles está explicada no texto sobre as diferenças entre NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e.

Passo 7: guarde as notas e organize o fechamento

O último passo é a guarda. Salve o arquivo XML de cada nota eletrônica (não apenas o PDF) numa pasta por mês e por ano, junto com as notas de entrada emitidas pelos compradores. No caso de talão em papel, guarde as vias que ficam com o produtor na ordem de numeração, sem arrancar folhas.

Essas notas são a base da apuração de impostos, da declaração do produtor e da comprovação de renda pedida em financiamentos rurais. Uma rotina simples resolve: no fim de cada mês, some as notas emitidas e as notas de entrada recebidas, confira com o que foi pago pelos compradores e entregue o conjunto ao contador. Nota que falta na pasta costuma aparecer meses depois, quando alguém precisa comprovar uma venda e o arquivo já não está à mão.