ISS retido significa que quem contratou o serviço, o tomador, desconta o valor do ISS do pagamento e recolhe esse imposto diretamente ao município, no lugar de quem prestou o serviço. Para o prestador, o efeito prático é duplo: ele recebe o valor da nota menos o ISS retido e deixa de recolher aquele imposto por conta própria, porque a responsabilidade passou para o cliente. Na NFS-e, isso aparece num campo que indica se o ISS foi retido e por quem. Marcar esse campo de forma errada é o que provoca as duas situações mais incômodas: imposto pago duas vezes ou imposto que ninguém pagou.

Quem paga o ISS quando não há retenção

Para entender a retenção, vale começar pelo caso comum. Sem retenção, o prestador emite a nota, recebe o valor cheio e ele mesmo recolhe o ISS devido, pela guia do município ou pela guia unificada do regime em que está, como o DAS do Simples Nacional. O tomador só paga o serviço.

Na retenção, o mesmo imposto continua existindo, com o mesmo valor. O que muda é quem entrega o dinheiro ao município. Por isso se fala em responsabilidade: a lei do município, ou regras gerais aplicáveis a certos serviços, transferem para o tomador a obrigação de recolher.

Quando a retenção acontece

Esta é a pergunta que o prestador faz diante da tela: "como eu sei se este serviço tem ISS retido?". A resposta depende de três fatores que se combinam:

  • O tipo de serviço. Alguns serviços têm regras próprias sobre onde o imposto é devido e sobre quem deve recolher.
  • Quem é o tomador. Muitos municípios atribuem a retenção a empresas e órgãos públicos que contratam determinados serviços, e não a pessoas físicas.
  • Onde o serviço foi prestado e onde estão as partes. Prestador e tomador em municípios diferentes é uma situação em que a retenção costuma entrar em discussão.

Como essas regras são definidas em boa parte por cada município, não existe uma lista única que valha para todo o país. O caminho mais seguro é perguntar ao cliente, antes de emitir, se ele vai reter o ISS, e confirmar a regra do seu município e do município do cliente com a prefeitura ou com o contador. Feita uma vez para cada tipo de serviço e de cliente, essa confirmação serve para as notas seguintes.

Como a retenção aparece na NFS-e

No Emissor Nacional e em outros emissores de NFS-e, a etapa de tributação pergunta se o ISS é retido. As respostas costumam ser três: não retido, retido pelo tomador ou retido por um intermediário, quando a contratação passa por uma terceira empresa.

Quando a opção de retenção é marcada, a nota passa a mostrar:

  • o valor do serviço, que continua sendo o valor total combinado;
  • o valor do ISS calculado sobre a base do serviço, identificado como retido;
  • o valor líquido, que é o que o tomador efetivamente vai pagar ao prestador.

O ponto que mais confunde quem emite pela primeira vez é que o valor do serviço não diminui. A retenção não é desconto: o serviço custou o valor cheio, e uma parte dele foi paga ao município em nome do prestador.

Um exemplo hipotético com números

Suponha uma prestadora de serviço de limpeza de escritórios, empresa do Simples Nacional, que atende uma empresa de contabilidade fictícia. O serviço do mês custou R$ 2.000. Para o exemplo, imagine uma alíquota de ISS de 3%; a alíquota real depende do município, do serviço e do regime da prestadora.

  • Valor do serviço na nota: R$ 2.000.
  • ISS retido pelo tomador: R$ 60.
  • Valor líquido que a prestadora recebe: R$ 1.940.

A empresa de contabilidade paga R$ 1.940 à prestadora e recolhe R$ 60 ao município. No fim do mês, a prestadora informa essa receita como receita com ISS retido na declaração do Simples Nacional, que tem uma opção específica para isso. Assim, o DAS dela não cobra de novo o ISS sobre esses R$ 2.000. Se ela informasse a receita como comum, pagaria o ISS no DAS, além dos R$ 60 que já foram recolhidos pelo cliente.

Retenção de ISS e outras retenções da nota

A NFS-e também pode trazer retenções de tributos federais, como imposto de renda, contribuições sociais e INSS, em determinados serviços e tomadores. Elas são tributos diferentes, com regras diferentes, e ficam em campos próprios. Ter ISS retido não significa ter retenção federal, e o contrário também vale.

Quando há mais de uma retenção, o valor líquido é o valor do serviço menos todas elas. Vale conferir cada linha na prévia da nota antes de emitir, porque o cliente vai pagar exatamente o valor líquido que aparecer ali.

Outro conceito vizinho é o local de incidência do ISS, ou seja, a qual município o imposto pertence. A retenção diz quem recolhe; o local de incidência diz para qual município vai o dinheiro. Uma nota pode ter ISS retido e devido ao município do tomador, por exemplo, e é justamente nessas combinações que as prefeituras têm regras próprias. Para quem presta serviço em várias cidades, vale ler o passo a passo para emitir NFS-e em municípios com regulamentações específicas.

E o MEI, tem ISS retido?

O MEI recolhe o ISS em valor fixo, dentro do DAS mensal, e, pelas regras do Simples Nacional, a retenção de ISS não se aplica ao MEI enquanto ele estiver no SIMEI. Ainda assim, há tomadores que, por hábito, tentam reter o ISS de qualquer prestador. Se isso acontecer, converse com o cliente antes de aceitar o pagamento líquido, mostrando que você é MEI, e leve a dúvida para a mesma confirmação citada acima, se ele insistir.

Três perguntas para fazer ao cliente antes de emitir

A maior parte dos problemas com retenção se resolve antes da nota existir. Quando um cliente novo contrata o serviço, especialmente se for empresa ou órgão público, pergunte:

  1. Vocês vão reter o ISS deste serviço? A resposta define como o campo de retenção será marcado.
  2. Há alguma outra retenção prevista? Assim você sabe se o valor líquido terá mais descontos além do ISS.
  3. Para qual e-mail envio a nota e quem confirma o recolhimento? Ter um contato no financeiro do cliente facilita pedir o comprovante depois.

Anote as respostas no cadastro do cliente. Na próxima nota para ele, você já sabe como preencher a etapa de tributação sem precisar perguntar de novo.

Erros comuns com o ISS retido

  • Marcar retenção sem combinar com o cliente. Se a nota diz que o ISS foi retido e o tomador paga o valor cheio, ele não vai recolher o imposto, e o prestador também não, porque acredita que já foi pago.
  • Esquecer de marcar a retenção que o cliente fez. O tomador paga o valor líquido e recolhe o ISS, mas a nota diz que não houve retenção. O prestador acaba recolhendo de novo.
  • Declarar a receita sem separar a retenção. No Simples Nacional, a receita com ISS retido precisa ser informada como tal, como mostra o exemplo acima.
  • Não guardar o comprovante. Peça ao tomador a confirmação de que o ISS foi recolhido. Se o município questionar, é essa prova que mostra que o imposto foi pago.

Esses deslizes aparecem com frequência entre os principais erros na emissão de NFS-e, e quase todos se resolvem com uma pergunta ao cliente antes de emitir a nota.