Bonificação, desconto ou brinde: como registrar na NF-e a mercadoria dada ao cliente

Se a sua empresa quer dar mercadoria ao cliente sem cobrar, existem três formas de registrar isso na NF-e, e elas não são intercambiáveis. O desconto incondicional reduz o preço de itens que já estão sendo vendidos e fica na própria nota de venda. A bonificação é a entrega de unidades extras, sem cobrança, ligada a uma venda ou a um acordo comercial, e aparece como item próprio, com natureza e CFOP de bonificação. O brinde e a amostra grátis são distribuições sem vínculo com uma venda específica, com tratamento próprio. A escolha muda o estoque, a tributação e o que o cliente registra do lado dele, por isso convém decidir antes de emitir, e não depois.

A situação que costuma gerar a dúvida

Um distribuidor fecha um pedido grande e o comprador pede "uma caixa a mais de cortesia". Um fabricante quer mandar unidades de um produto novo para que as lojas experimentem. Uma loja de materiais quer dar um item de baixo valor a quem compra acima de certo valor. Nos três casos, sai mercadoria do estoque sem pagamento, e a pergunta é a mesma: como isso entra na nota?

A resposta depende de duas coisas que vale separar desde o início. Uma é a natureza da operação, que não varia: desconto é redução de preço, bonificação é mercadoria entregue sem cobrança dentro de uma relação comercial, brinde é distribuição promocional. A outra é a tributação dessas saídas, que varia conforme o estado, o regime tributário e o produto. Este artigo trata da primeira com detalhe e aponta onde a segunda precisa ser confirmada.

Os critérios que diferenciam as três formas

Antes de olhar cada opção, estes são os critérios que decidem qual se aplica:

O critério mais útil na prática é o segundo. Se nenhuma unidade sai além das vendidas, trata-se de preço, e o caminho é o desconto. Se sai mercadoria a mais, é bonificação ou brinde, e a nota precisa mostrar essa saída.

Opção 1: desconto incondicional na nota de venda

O desconto incondicional é o abatimento concedido no momento da venda, sem depender de nada que o cliente precise fazer depois. Ele é informado no campo de desconto de cada item, reduz o valor do produto e, por consequência, o total da nota.

Suponha, como exemplo hipotético, um pedido de 10 caixas de um produto a R$ 100 cada. O comprador pede uma caixa grátis. Há duas formas de atender:

• vender as 11 caixas e dar um desconto equivalente ao valor de uma delas, de modo que o total continue em R$ 1.000;
• vender 10 caixas a R$ 100 e entregar a 11.ª como bonificação, em item separado.

No primeiro formato, o preço unitário efetivo cai para cerca de R$ 90,91 e a operação inteira é uma venda. No segundo, o preço unitário de venda se mantém em R$ 100 e a caixa extra aparece como saída sem cobrança.

Quando faz sentido: quando a cortesia é, na verdade, uma negociação de preço, e quando a empresa prefere que todas as unidades sigam a mesma natureza de venda.

Ponto de atenção: o desconto altera o preço médio registrado para o cliente e para o seu histórico de vendas. Se a sua política comercial depende de manter um preço de tabela visível, isso pode ser um problema.

E quando a cortesia depende de uma meta?

Nem todo abatimento é incondicional. Se a unidade grátis ou o abatimento só vale quando o cliente atingir um volume no trimestre, ou pagar antes de uma data, a condição ainda não aconteceu no momento da venda. Nesse caso, o benefício não deve ser lançado como desconto incondicional na nota de venda, porque ele pode nem chegar a existir.

Quando a meta é atingida, a empresa decide como concretizar o benefício: entregar mercadoria em bonificação, conceder um abatimento financeiro ou outra forma prevista no acordo. Cada uma tem registro próprio, e a escolha deve constar do contrato ou da política comercial para que a nota do momento certo saia com a natureza certa.

Opção 2: bonificação em item próprio

Na bonificação, a mercadoria extra sai como um item separado, com natureza de operação e CFOP de bonificação. Nas tabelas de CFOP, a remessa em bonificação, doação ou brinde costuma usar o 5.910, dentro do estado, e o 6.910, para outro estado. O item bonificado traz a quantidade e o valor da mercadoria, para que o estoque e a escrituração reflitam a saída.

A bonificação pode estar na mesma nota da venda, como item adicional, ou numa nota separada que menciona o pedido ou a venda a que se refere. Qual dos dois formatos a empresa usa, e como o valor do item bonificado se reflete nos totais e na cobrança, é uma configuração que deve ser definida junto com a tributação, descrita a seguir, e testada no sistema emissor antes da primeira emissão.

Quando faz sentido: quando o acordo comercial prevê unidades extras, como "a cada 10 caixas, uma de cortesia", e a empresa quer manter o preço de venda inalterado.

Ponto de atenção: a tributação das saídas em bonificação não é uniforme. Em muitos casos há destaque de imposto sobre o item bonificado, e a forma de calcular depende do estado, do regime tributário e de o produto estar ou não sujeito a regras especiais. Essa é a parte que mais varia, e a confirmação com o contador ou com a legislação da SEFAZ do seu estado deve vir antes do primeiro pedido bonificado.

Um erro sério, e mais comum do que parece, é registrar a bonificação como uma remessa temporária, com natureza de demonstração ou de conserto, para evitar o destaque de imposto. A mercadoria bonificada não volta, e a natureza da nota precisa refletir isso.

Opção 3: brinde e amostra grátis

O brinde é o item distribuído como ação promocional, sem estar preso a uma venda específica: canetas para clientes, um produto pequeno entregue a quem visita o estande numa feira. A amostra grátis é uma quantidade reduzida do próprio produto, entregue para que o cliente conheça e avalie. Nas tabelas de CFOP, a amostra grátis tem código próprio, o 5.911 dentro do estado e o 6.911 para outro estado, e o brinde usa a mesma família da bonificação.

Dois detalhes separam essas saídas das anteriores. O primeiro é que o brinde muitas vezes não é mercadoria que a empresa vende: ela compra os itens para distribuir. Nesse caso, a entrada desses itens também tem tratamento próprio, diferente da compra para revenda. O segundo é que o destinatário do brinde costuma ser o consumidor final, enquanto a bonificação normalmente vai para outra empresa.

Quando faz sentido: em ações promocionais, lançamentos e eventos, em que a entrega não depende de uma compra.

Um exemplo hipotético ajuda a separar os dois casos. Uma fabricante de cosméticos fictícia lança um hidratante e envia pequenas unidades de teste para 30 lojas, para que as vendedoras conheçam o produto: é amostra grátis do próprio produto. Na mesma campanha, compra ecobags para entregar aos clientes dessas lojas: é brinde, um item que a fabricante não vende, com entrada e saída próprias.

Ponto de atenção: amostra grátis tem características que a legislação costuma definir, como quantidade reduzida e identificação como amostra. Itens que não se encaixam nessas características não devem ser emitidos como amostra só porque saem sem cobrança.

Como cada forma aparece para o cliente

O que você escolhe na emissão chega ao outro lado. Se o cliente é uma empresa, ele vai lançar a nota na própria escrituração e precisa reconhecer o que recebeu:

• com desconto, ele registra uma compra de 11 unidades com preço menor;
• com bonificação, registra a compra de 10 unidades e uma entrada de bonificação de 1 unidade, com natureza diferente;
• com brinde ou amostra, registra uma entrada que não é compra para revenda.

Por isso, combine com o cliente antes de emitir. Um comprador que esperava ver 11 caixas no preço com desconto pode estranhar uma nota com item bonificado, e vice-versa. A conferência dessas diferenças entra na checagem que o cliente faz no recebimento, etapa acompanhada no caso hipotético de recebimento de mercadoria com NF-e.

Erros comuns e como corrigi-los na origem

• Colocar a unidade extra na nota sem valor e com CFOP de venda. Um item de venda com valor zero não descreve a operação. Se é bonificação, use a natureza e o CFOP de bonificação; se é negociação de preço, use o desconto.
• Entregar a mercadoria sem nota. A cortesia que sai do estoque sem documento cria diferença entre o estoque físico e o registrado, que aparece no inventário.
• Usar o mesmo CFOP para operações dentro e fora do estado. O primeiro dígito do CFOP muda conforme o destino: 5 para dentro do estado, 6 para outro estado. Para entender a lógica dos códigos, vale ler sobre a correta aplicação do CFOP na emissão de notas fiscais.
• Escolher a tributação do item por semelhança com a venda. O CST ou CSOSN do item bonificado nem sempre é o mesmo do item vendido. Confirme a combinação de CFOP e CST para cada caso, como explica o artigo sobre CST e CFOP por setor.
• Corrigir depois com carta de correção. A carta de correção não pode alterar valores, quantidades nem dados que mudem o cálculo do imposto. Se a bonificação saiu como venda, ou o contrário, a correção passa por cancelamento ou por outro documento, conforme o caso.

O que deixar configurado antes da primeira emissão

A maior parte dos problemas com bonificação e brinde aparece na primeira nota, porque o cadastro do emissor foi montado só para vendas. Antes de emitir, confira estes pontos:

1. Naturezas de operação cadastradas. Crie no emissor naturezas separadas para venda, bonificação, brinde e amostra, cada uma com o CFOP correspondente para dentro e para fora do estado.
2. Tributação de cada natureza. Registre a combinação de CST ou CSOSN e o tratamento do imposto definidos para cada uma, em vez de deixar o sistema copiar a regra da venda.
3. Controle de estoque. Verifique se a saída bonificada baixa o estoque do mesmo produto vendido e se a saída de brinde baixa o estoque dos itens comprados para distribuição.
4. Texto das informações complementares. Defina uma frase padrão que identifique o pedido ou a ação promocional a que a saída se refere. Isso ajuda o cliente na conferência e ajuda a sua empresa a encontrar a nota meses depois.
5. Combinação com o cliente. Para bonificações recorrentes, deixe por escrito, no pedido ou no contrato, como a cortesia será faturada.

Qual forma escolher, conforme o perfil da empresa

Com os critérios acima, a decisão costuma se resolver assim:

• Comércio que negocia preço com o cliente final ou com pequenos compradores: prefira o desconto incondicional. Ele é simples, fica na própria venda e não cria uma natureza de operação a mais para configurar.
• Distribuidor ou fabricante com política de cortesia por volume: use a bonificação em item próprio, desde que a tributação do item bonificado já esteja definida. Ela preserva o preço de tabela e deixa claro, para os dois lados, o que foi vendido e o que foi cortesia.
• Empresa em lançamento de produto ou ação promocional: use amostra grátis para quantidades reduzidas do próprio produto e brinde para itens promocionais distribuídos sem vínculo com uma venda.
• Empresa que ainda não emitiu nenhuma dessas notas: antes da primeira, faça uma nota de teste no ambiente de homologação do seu emissor, se ele oferecer, e confira o resultado item por item antes de emitir a nota real.

O critério final é uma pergunta: saiu mercadoria além da que foi vendida? Se não, é preço, e o desconto resolve. Se sim, a nota precisa mostrar essa saída com a natureza que corresponde ao motivo dela.