Venda para entrega futura: como emitir a nota do faturamento e as notas de remessa

Numa venda para entrega futura, a empresa emite duas notas com papéis diferentes. A primeira, de simples faturamento, registra a venda e o valor quando o cliente compra e paga antes de receber; em muitos estados ela sai sem destaque de ICMS. A segunda, de remessa, acompanha a mercadoria quando ela sai de fato, referencia a nota de faturamento e, em regra, é a que traz o imposto destacado. Se a entrega for parcelada, há uma nota de remessa para cada saída, até completar o que foi faturado. O detalhe de cada estado muda, mas essa estrutura se repete, e entendê-la evita os dois erros mais caros: pagar o imposto duas vezes ou deixar a mercadoria circular sem documento.

Quando uma venda é de entrega futura

Venda para entrega futura é aquela em que o comprador quer formalizar a compra, e muitas vezes pagar, antes que a mercadoria esteja pronta ou disponível para sair. A situação é comum em encomendas sob medida, em compras de órgãos e empresas que precisam empenhar ou registrar a despesa num período e em pedidos grandes entregues em lotes.

Nem toda venda com entrega alguns dias depois é entrega futura. Se a loja vende hoje, a mercadoria está em estoque e sai amanhã com a nota de venda comum, não há motivo para duas notas: basta emitir a nota de venda na saída. A entrega futura só faz sentido quando existe um intervalo real entre a formalização da venda e a saída, e quando o comprador precisa de um documento fiscal da compra antes de receber.

Uma forma simples de decidir é perguntar: o cliente precisa de nota agora, mesmo sem receber nada agora? Se a resposta for não, a venda comum resolve. Se for sim, a operação de entrega futura passa a ser o caminho.

As duas notas e o papel de cada uma

A lógica da operação fica clara quando se olha para o que cada nota documenta:

A nota de simples faturamento não movimenta estoque, porque nada saiu. A de remessa, sim. Para o comprador, a lógica é a mesma: a primeira registra o compromisso e a despesa; a segunda, a entrada física.

A nota de simples faturamento, campo por campo

A nota de faturamento é uma NF-e completa, com destinatário, itens, quantidades e valores, mas com uma natureza de operação e um CFOP próprios. Os pontos que pedem atenção:

• Natureza da operação: uma descrição que deixe claro que se trata de simples faturamento de venda para entrega futura.
• CFOP: o código de lançamento a título de simples faturamento decorrente de venda para entrega futura, que é o 5.922 em operações dentro do estado e o 6.922 para outro estado.
• Itens e valores: todos os itens e o valor total da venda, mesmo que a entrega vá ser feita em partes.
• Tributos: em muitos estados, o ICMS não é destacado nessa nota, porque o fato que gera o imposto é a saída da mercadoria. Para quem é contribuinte do IPI, a regra federal tem tratamento próprio.
• Informações complementares: uma frase indicando que a mercadoria será entregue posteriormente, com a previsão de entrega quando houver.

Suponha uma pequena fábrica de móveis que vende 30 cadeiras para uma escola particular, com pagamento antecipado e entrega em três lotes de 10, ao longo de dois meses. No dia da venda, a fábrica emite uma única nota de simples faturamento com as 30 cadeiras e o valor total. A escola recebe essa nota e pode registrar a compra, mas nenhuma cadeira saiu ainda.

A nota de remessa, a cada saída

Quando o primeiro lote sai, a fábrica emite a nota de remessa, que é a que acompanha a mercadoria no transporte. Os campos que a diferenciam:

• CFOP: o de venda originada de encomenda para entrega futura. Para produção do próprio estabelecimento, o 5.116 ou o 6.116; para mercadoria comprada de terceiros, o 5.117 ou o 6.117. O primeiro dígito, como em qualquer CFOP, indica se a operação é dentro do estado ou para outro estado.
• Nota referenciada: a chave de acesso da nota de simples faturamento, informada no campo de documento referenciado. É esse vínculo que mostra que a remessa não é uma venda nova. A estrutura da chave está explicada em o que significa cada parte dos 44 dígitos da chave de acesso.
• Quantidade e valor: somente o que está saindo naquele lote, pelo mesmo valor unitário da nota de faturamento.
• Tributos: em regra, é aqui que o ICMS é destacado, calculado sobre o valor da parte entregue.
• Transporte: transportadora, volumes e modalidade do frete, como em qualquer nota que acompanha mercadoria.

No exemplo, a fábrica emite três notas de remessa, uma para cada lote de 10 cadeiras, todas referenciando a mesma nota de faturamento. A soma das três remessas fecha as 30 cadeiras faturadas.

O CFOP certo depende também de detalhes como a substituição tributária do produto e a natureza do estabelecimento. A lógica geral dos códigos está em a correta aplicação do CFOP na emissão de notas fiscais; o código exato depende de cada operação.

Controle do saldo em entregas parciais

Com entregas em lotes, o risco deixa de ser fiscal e passa a ser de controle: remeter a mais, remeter a menos ou esquecer um lote. Um controle simples, numa planilha ou no próprio sistema, resolve. Para cada nota de faturamento, registre:

1. o número e a chave da nota de faturamento;
2. a quantidade e o valor faturados por item;
3. cada nota de remessa emitida, com data, quantidade e valor;
4. o saldo a entregar, atualizado a cada remessa.

Na fábrica do exemplo, depois do segundo lote o controle mostra 20 cadeiras remetidas e 10 de saldo. Se alguém do setor de expedição tentar mandar 12 cadeiras no último lote, a diferença aparece antes da nota ser emitida.

O controle também mostra o que está faturado e ainda não entregue no fim de cada mês, uma informação que o contador costuma pedir porque afeta o estoque e o registro das receitas.

Entrega futura para cliente de outro estado

Quando o comprador está em outro estado, a estrutura das duas notas é a mesma, mas os CFOP passam para a família 6 e o ICMS da remessa segue as regras das operações interestaduais. Isso inclui a alíquota interestadual aplicável ao produto e, quando o comprador é consumidor final, o diferencial de alíquota devido ao estado de destino.

Como o imposto acompanha a saída da mercadoria, esses cálculos aparecem na nota de remessa, e não na de faturamento. Na prática, se a fábrica do exemplo vendesse as cadeiras para uma escola de outro estado, cada um dos três lotes teria o seu próprio cálculo de ICMS e, se for o caso, o seu próprio diferencial de alíquota, proporcional à quantidade entregue. Em algumas situações, o recolhimento desse diferencial precisa ser feito antes da saída, por guia própria, e o comprovante acompanha a mercadoria.

Quem vende pelo Simples Nacional tem regras específicas para o diferencial de alíquota, e elas mudaram ao longo dos últimos anos. O tratamento do diferencial nessa operação depende da situação de cada empresa.

Quando o preço muda entre o faturamento e a entrega

A nota de remessa deve repetir o valor unitário da nota de faturamento. Se o preço muda depois, por reajuste previsto em contrato ou por renegociação, a diferença não deve ser colocada na nota de remessa como se fosse o preço original.

Um reajuste para cima costuma ser tratado com nota complementar, referenciando a nota original. Uma redução pode exigir outro tratamento, que depende do estado e da situação. A escolha do instrumento segue a mesma lógica da correção de qualquer NF-e: o que já foi autorizado não se altera, e a diferença ganha documento próprio. É o ponto em que a regra mais varia de um estado para outro.

Quando o comprador desiste ou a venda muda

Há três situações que aparecem com frequência:

• Desistência logo depois do faturamento. Se a nota de faturamento ainda está no prazo de cancelamento e nada foi remetido, o cancelamento costuma resolver.
• Desistência fora do prazo de cancelamento. A nota de faturamento não pode mais ser cancelada, e o desfazimento da venda passa a depender do procedimento previsto no estado, que pode envolver uma nota de entrada ou outro documento de anulação. Não há um único caminho válido para todo o país.
• Desistência parcial. Parte já foi entregue e o cliente não quer o restante. O saldo não entregue é que precisa ser desfeito, e a forma de fazer isso também segue a regra estadual.

Em qualquer dos casos, a devolução do dinheiro ao cliente não substitui o documento fiscal. Sem a nota adequada, o sistema da empresa continua mostrando uma venda que não existe mais.

O que o comprador deve conferir

Do lado de quem compra, a entrega futura pede atenção a dois pontos. Primeiro, a nota de faturamento não deve gerar entrada de estoque, porque nada chegou. Segundo, cada nota de remessa precisa referenciar a nota de faturamento certa e trazer quantidades que, somadas, não passem do total faturado.

Na escola do exemplo, quem recebe as cadeiras confere a nota de remessa com a carga, verifica a referência à nota de faturamento e atualiza o saldo a receber. Se o lote chegar com quantidade diferente da nota, o registro da divergência é feito no recebimento, e não semanas depois.

Erros que mais aparecem na entrega futura

• Emitir duas notas de venda comum. A empresa fatura com CFOP de venda e, na entrega, emite outra nota de venda. O resultado é a mesma venda registrada duas vezes, com risco de imposto em duplicidade.
• Destacar o ICMS nas duas notas. Mesmo com os CFOP certos, o imposto aparece no faturamento e de novo na remessa.
• Remessa sem nota referenciada. Sem a chave da nota de faturamento, a remessa parece uma venda isolada.
• Valor unitário diferente na remessa. Um reajuste aplicado direto na remessa desconecta as duas notas.
• Usar a entrega futura para mercadoria que sai no mesmo dia. Duas notas sem necessidade só aumentam a chance de erro.

Venda para entrega futura: roteiro para emitir com segurança

A operação se resume a separar o documento da venda do documento da saída e a manter os dois ligados. Antes da primeira venda desse tipo, organize o roteiro:

1. Confirme se a venda é mesmo de entrega futura: o cliente precisa da nota antes de receber a mercadoria.
2. Emita a nota de simples faturamento com o total da venda, o CFOP de faturamento e a indicação de entrega posterior.
3. A cada saída, emita a nota de remessa com a quantidade daquele lote, o CFOP de remessa, a nota de faturamento referenciada e os dados de transporte.
4. Mantenha o controle de saldo por nota de faturamento.
5. Trate reajustes, desistências e entregas canceladas com o documento próprio, nunca alterando a remessa.

O tratamento do ICMS e do IPI em cada nota, os prazos de cancelamento e o procedimento de desfazimento variam conforme o estado e o produto. Por isso, na primeira operação, o modelo das duas notas deve ser validado com o contador ou conferido no regulamento do ICMS do seu estado, publicado pela SEFAZ. Depois de validado, o mesmo modelo serve para todas as vendas parecidas.