Para cadastrar um cliente que vai receber NF-e, confira o CPF ou CNPJ numa fonte oficial, copie o nome exatamente como está no cadastro, defina se ele é contribuinte do ICMS, informe e valide a inscrição estadual quando houver, preencha o endereço com município e CEP coerentes e registre o e-mail que vai receber o XML. O ponto que mais trava a autorização é o indicador de inscrição estadual: escolher entre contribuinte, isento e não contribuinte sem conferir a situação real do cliente. Os passos abaixo seguem a ordem do cadastro e mostram o que verificar em cada campo.

Passo 1: confira o CPF ou o CNPJ antes de digitar o resto

Comece pelo documento, porque é dele que dependem os demais campos. Para empresa, consulte o CNPJ no comprovante de inscrição disponível no site da Receita Federal e verifique três coisas: se a situação cadastral está ativa, qual é a razão social e qual é o endereço da matriz ou da filial que está comprando.

O detalhe da filial importa. Cada estabelecimento tem um CNPJ próprio, com o mesmo início e final diferente. Se o pedido veio da filial de outra cidade e a nota sai para o CNPJ da matriz, a mercadoria chega a um endereço e a nota aponta para outro. Pergunte ao comprador qual CNPJ deve constar na nota antes de cadastrar.

Para pessoa física, basta o CPF, mas vale perguntar se ela compra como produtor rural ou como pessoa física comum. O produtor rural costuma ter inscrição estadual própria, e isso muda o passo 3.

Passo 2: copie o nome exatamente como está no cadastro oficial

Use a razão social, não o nome fantasia, no campo de nome do destinatário. O nome fantasia pode ficar num campo interno do sistema, para facilitar a busca no balcão, mas a nota deve trazer o nome jurídico. Abreviações por conta própria, como trocar “Comércio” por “Com.”, deixam o cadastro diferente do registro e atrapalham a conferência do lado do cliente, que muitas vezes rejeita a nota no recebimento por divergência.

Passo 3: defina se o cliente é contribuinte do ICMS

A NF-e pede que o destinatário seja classificado numa de três situações. A escolha depende da situação real do cliente, não do tipo de produto que ele compra:

  • Contribuinte do ICMS: o cliente tem inscrição estadual ativa. É o caso típico de comércio, indústria e distribuidores. A inscrição é obrigatória no cadastro.
  • Contribuinte isento de inscrição: uma situação específica, prevista em alguns estados para quem é contribuinte mas está dispensado de se inscrever. Não é o mesmo que “não tem inscrição”. Use apenas quando essa condição estiver comprovada para aquele cliente.
  • Não contribuinte: pessoa física, prestador de serviço sem inscrição estadual, órgão público e empresas que não praticam operações sujeitas ao ICMS. É também a única opção aceita na NFC-e quando o consumidor é identificado.

O erro mais comum é marcar “isento” para todo cliente que não informou inscrição, como uma escola ou um escritório de advocacia. Para esses, o caminho normal é “não contribuinte”. Marcar isento quando o estado não prevê essa condição para aquele cliente leva à rejeição ou a uma tributação errada.

Passo 4: informe a inscrição estadual e valide no estado do cliente

Para o contribuinte, digite a inscrição estadual sem pontos nem traços, a menos que o sistema peça o formato com máscara. Em seguida, valide a inscrição na consulta pública de contribuintes da SEFAZ do estado onde o cliente está, não do seu. Confira:

  • se a inscrição pertence ao mesmo CNPJ do passo 1;
  • se a situação está habilitada, e não suspensa, baixada ou cancelada;
  • se o endereço da inscrição corresponde ao do estabelecimento que está comprando.

Uma inscrição inativa é motivo de rejeição e, em alguns estados, pode ter consequências para quem vende a um contribuinte irregular. Suponha uma distribuidora que cadastrou um cliente há dois anos e nunca revisou: se a inscrição foi suspensa nesse meio-tempo, a próxima nota trava, e o problema aparece com o caminhão já carregado. Por isso, a consulta não é só para o primeiro cadastro.

Passo 5: preencha o endereço com município e CEP coerentes

O endereço da NF-e leva logradouro, número, bairro, município, estado e CEP. O município é informado com um código oficial de sete dígitos, e o sistema emissor normalmente o preenche a partir do nome da cidade. A NF-e confere se o município pertence ao estado informado; uma cidade escolhida errado na lista, com nome igual em outro estado, é suficiente para a nota ser rejeitada.

Duas conferências rápidas evitam a maior parte dos problemas:

  • o CEP corresponde à cidade e ao bairro digitados;
  • o estado do endereço é o mesmo da inscrição estadual validada no passo 4.

Se o cliente pede entrega num endereço diferente do cadastro, como um depósito, use o campo de local de entrega da nota, e não altere o endereço principal do destinatário.

Passo 6: deixe registrado se ele costuma comprar como consumidor final

O indicador de consumidor final é marcado na nota, não no cadastro, mas muitos sistemas permitem guardar um padrão por cliente. Ele indica se o cliente vai usar ou consumir a mercadoria, em vez de revendê-la ou usá-la na produção. Uma empresa com CNPJ e inscrição estadual pode comprar como consumidor final, por exemplo quando uma padaria compra um forno ou uma loja compra material de limpeza para uso próprio.

Esse indicador, combinado com a situação de contribuinte do passo 3 e com o estado do cliente, muda o cálculo do ICMS em vendas para outros estados. É ele que faz aparecer o diferencial de alíquota tratado no guia prático sobre o Difal nas operações interestaduais. Por isso, um padrão gravado no cadastro deve ser revisto quando a compra foge do habitual.

Passo 7: registre o e-mail que recebe o XML e um contato do financeiro

O cliente contribuinte precisa do XML da NF-e para lançar a compra, e muitos departamentos fiscais usam um endereço próprio para isso, diferente do e-mail de quem fez o pedido. Pergunte qual é e cadastre-o no campo de e-mail do destinatário ou no campo que o seu sistema usa para envio automático. Se o cliente indicar terceiros autorizados a baixar o XML, como o escritório de contabilidade dele, o CNPJ ou CPF desses autorizados também pode ser informado na nota.

Um telefone ou e-mail do financeiro, guardado no cadastro interno, resolve depressa as dúvidas de pagamento e as divergências de recebimento.

Vale ainda separar, no cadastro interno, os contatos por função: quem faz o pedido, quem recebe a mercadoria e quem lança a nota. Quando uma nota precisa de correção ou cancelamento, é com o fiscal do cliente que se combina o procedimento, e não com o comprador. Ter esse nome à mão evita que a nota corrigida chegue a quem não sabe o que fazer com ela.

Passo 8: teste o cadastro e defina quando revisá-lo

Antes da primeira venda real, emita uma nota em ambiente de homologação, se o seu sistema oferecer, ou revise a prévia da nota com atenção aos dados do destinatário. Se a nota for rejeitada, a mensagem da SEFAZ costuma indicar o campo do cliente que está errado.

Depois, defina um gatilho de revisão em vez de confiar na memória:

  • consultar a inscrição estadual de novo sempre que o cliente ficar meses sem comprar;
  • refazer a conferência do passo 1 quando o cliente avisar mudança de endereço ou de razão social;
  • revisar o indicador do passo 3 quando um cliente pessoa física passar a comprar com CNPJ.

As regras sobre contribuinte isento e sobre a validação da inscrição variam conforme o estado. Na dúvida sobre a classificação de um cliente específico, a confirmação vem da SEFAZ do estado dele ou do contador da sua empresa. Para os demais campos, vale montar uma revisão rápida e repetível antes de transmitir.