O CSOSN, Código de Situação da Operação no Simples Nacional, é o código de três dígitos que a empresa do Simples Nacional informa em cada item da NF-e ou da NFC-e para dizer como o ICMS daquele item se comporta: se há tributação pelo Simples, se o comprador pode aproveitar crédito, se existe substituição tributária, se a operação é imune ou não tributada. Ele ocupa o lugar que o CST do ICMS ocupa nas notas de empresas do regime normal. O primeiro dígito indica o grupo, e os dois seguintes detalham a situação. Conhecer essa lógica permite conferir uma nota sem decorar a tabela.

Onde o CSOSN fica na nota e o que vem junto

No XML, cada item tem um grupo de ICMS. Dentro dele aparecem dois campos que andam juntos: a origem da mercadoria, com um dígito que diz se o produto é nacional ou importado, e o CSOSN, com três dígitos. No documento auxiliar impresso, os dois costumam ser mostrados lado a lado na coluna de situação tributária, o que faz muita gente achar que se trata de um código de quatro dígitos. Não é: são dois campos diferentes, e um erro na origem não se corrige mexendo no CSOSN.

Quem define se a nota usa CSOSN ou CST é o regime tributário informado no cabeçalho da nota, o chamado CRT. Empresa optante pelo Simples Nacional usa o CSOSN; empresa do regime normal usa o CST. Há situações intermediárias, como a da empresa do Simples que ultrapassou o sublimite estadual e passou a calcular o ICMS fora do Simples, em que a regra muda, e o leiaute mais recente também prevê uma indicação própria para o MEI. Nesses casos, e sempre que houver dúvida sobre o código de um item, a confirmação vem do contador ou da SEFAZ do estado, antes da primeira nota.

Os grupos: o primeiro dígito conta a história

A tabela do CSOSN tem poucos códigos, organizados em seis grupos:

  • 1xx: operação tributada pelo Simples Nacional, sem substituição tributária.
  • 2xx: operação tributada pelo Simples Nacional em que a própria empresa é responsável por calcular e cobrar o ICMS por substituição tributária das etapas seguintes.
  • 300: operação imune.
  • 400: operação não tributada pelo Simples Nacional.
  • 500: o ICMS do produto já foi cobrado antes, por substituição tributária ou antecipação, em etapa anterior da cadeia.
  • 900: outras situações, que não se encaixam nos grupos anteriores.

Dentro dos grupos 1 e 2, o segundo e o terceiro dígitos repetem a mesma lógica: final 01 com permissão de crédito, final 02 sem permissão de crédito e final 03 com isenção do ICMS para a faixa de receita bruta da empresa.

101 e 102: com ou sem permissão de crédito

O código 102 é o mais frequente em empresas do Simples que revendem ou fabricam produtos sem substituição tributária. Ele diz que o item é tributado pelo Simples e que a nota não transfere crédito de ICMS ao comprador.

O código 101 diz o mesmo sobre a tributação, mas informa que o comprador, se for contribuinte com direito a crédito, pode aproveitar um valor de ICMS calculado sobre a parcela do imposto que a empresa paga dentro do Simples. Por isso, o grupo do 101 tem dois campos a mais: o percentual e o valor do crédito, que também precisam aparecer nas informações complementares da nota. O percentual não é escolhido livremente: ele acompanha a faixa em que a empresa está no Simples e pode mudar de um período para outro.

Um exemplo hipotético ajuda a ver a diferença. Uma pequena fábrica de embalagens do Simples vende para uma indústria do regime normal, que costuma pedir o crédito. A nota sai com 101, percentual e valor do crédito preenchidos. Na mesma semana, a fábrica vende a um consumidor final em loja; essa nota sai com 102, porque ninguém vai aproveitar crédito.

103: isenção para a faixa de receita

O 103 só se aplica quando o estado concede isenção do ICMS a empresas do Simples dentro de uma faixa de receita bruta. É um código que aparece pouco e que não deve ser usado por analogia: sem um benefício estadual que o justifique, o item deve ir como 101 ou 102. A existência e as condições desse benefício dependem da legislação de cada estado.

201, 202 e 203: a empresa como substituta

Os códigos do grupo 2 aparecem quando a empresa do Simples é a responsável por cobrar o ICMS por substituição tributária das etapas seguintes. É o caso típico de quem fabrica ou importa um produto sujeito a esse regime no estado. Além do CSOSN, o item passa a trazer base de cálculo, margem e valor do ICMS-ST. O final do código segue a mesma lógica do grupo 1: 201 com permissão de crédito, 202 sem permissão de crédito e 203 com isenção para a faixa de receita.

500: o imposto já foi cobrado antes

O 500 é o código de quem revende um produto cujo ICMS por substituição tributária já foi recolhido por um fornecedor. É comum no varejo e na distribuição de produtos sujeitos ao regime. A pista está na nota de compra: se o fornecedor destacou ICMS-ST, a revenda daquele item normalmente sai com 500, e não com 102.

Usar 102 num item com ST já recolhida faz a nota indicar uma tributação que não corresponde à operação. Dependendo do sistema, isso pode até levar a pagar o ICMS de novo dentro do Simples sobre uma receita que deveria ser segregada como já tributada por substituição.

300, 400 e 900: os casos de exceção

O 300 vale para operações imunes, situações em que o imposto não alcança aquela operação por determinação constitucional, como as de certos livros e periódicos. O 400 indica operação não tributada pelo Simples Nacional. O 900 é o código para o que não se encaixa em nenhum outro, e aparece, por exemplo, em algumas devoluções e em operações em que o ICMS precisa ser destacado de forma diferente da habitual. Por ser genérico, o 900 é o que mais pede cuidado antes do uso: o código aceita campos de base e de crédito, e preenchê-los sem critério gera uma nota difícil de interpretar.

Como o CSOSN conversa com o CFOP

O CSOSN diz como o ICMS do item se comporta; o CFOP diz que operação está acontecendo. Os dois precisam contar a mesma história. Algumas combinações que costumam aparecer juntas:

  • venda de mercadoria de terceiros sem substituição, dentro do estado: CFOP 5.102 com CSOSN 101 ou 102;
  • revenda de mercadoria com ICMS-ST já recolhido, na condição de substituído: CFOP 5.405 com CSOSN 500;
  • venda de produção própria com a empresa como substituta: CFOP da família 5.401 com CSOSN 201 ou 202.

Quando o CFOP fala em substituição tributária e o CSOSN não, ou o contrário, a nota fica incoerente mesmo que seja autorizada. Para ver o mesmo raciocínio aplicado ao regime normal, vale ler sobre CST e CFOP e a conformidade tributária por setor e sobre a correta aplicação do CFOP na emissão de notas fiscais.

CSOSN e os outros códigos de situação tributária

O CSOSN trata apenas do ICMS. PIS, Cofins e IPI, quando aparecem no item, têm tabelas de situação tributária próprias, e a empresa do Simples também as preenche. A reforma tributária acrescentou à nota os campos dos novos tributos sobre consumo, com classificação própria. Ter o CSOSN certo não garante que esses outros campos estejam certos, e o inverso também vale. O cronograma de uso desses novos campos é tratado em reforma tributária e as mudanças nas obrigações acessórias.

Erros comuns com o CSOSN

  • 102 em produto com ST já recolhida. A nota de compra mostra ICMS-ST e a venda sai como se não houvesse. A correção é ajustar o cadastro do produto para 500.
  • 101 sem os campos de crédito. O código promete um crédito que a nota não informa. Ou se preenchem percentual e valor, ou o código certo é 102.
  • Percentual de crédito desatualizado. O percentual depende da faixa do Simples e pode mudar ao longo do ano. Revise o percentual sempre que a faixa mudar.
  • CSOSN depois da troca de regime. A empresa sai do Simples e os cadastros continuam com CSOSN, ou o contrário. As notas passam a ser rejeitadas até que regime e cadastro voltem a combinar.
  • Código igual para todos os produtos. Um único CSOSN padrão no sistema funciona até a loja passar a vender um item com ST. Revise o código produto a produto, olhando a nota do fornecedor.