A nota fiscal eletrônica é o arquivo XML assinado digitalmente e autorizado pelo fisco. O DANFE é apenas uma representação impressa ou em PDF desse arquivo, feita para acompanhar a mercadoria e facilitar a consulta. Por isso, quem precisa guardar uma nota, conferir se ela é válida ou mandá-la ao contador deve trabalhar com o XML, e não com o PDF. A seguir, o que cada um contém, como os documentos auxiliares variam conforme o tipo de nota, como eles se relacionam com a chave de acesso e o protocolo, e os erros mais comuns ao lidar com os dois.
O XML: a nota de verdade
XML é um formato de arquivo de texto organizado em campos com nome. Na NF-e, cada informação ocupa um campo próprio: emitente, destinatário, cada item com sua descrição, NCM, CFOP e valores, os tributos, o transporte, a forma de pagamento. Esse arquivo recebe a assinatura digital do emitente, feita com o certificado digital da empresa, e é enviado ao ambiente de autorização.
Quando a nota é autorizada, o arquivo final passa a reunir duas partes: a nota assinada e o protocolo de autorização devolvido pelo fisco. Esse conjunto, muitas vezes chamado de XML de distribuição ou XML autorizado, é o que tem valor jurídico. Um XML sem o protocolo mostra o que foi enviado, mas não prova que a nota foi aceita.
Para montar a ideia peça por peça, pense num exemplo fictício: uma venda de duas caixas de parafusos. No XML, há um bloco com os dados do emitente, outro com os do destinatário, um bloco por item com quantidade, valor unitário e códigos fiscais, um bloco com os totais e, no fim, a assinatura e o protocolo. O DANFE dessa mesma venda mostra quase tudo isso, mas resumido e organizado para leitura humana.
O DANFE: o documento auxiliar
DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele é gerado a partir do XML e serve para três coisas:
- Acompanhar a mercadoria em trânsito, permitindo que a fiscalização identifique a nota durante o transporte.
- Facilitar a conferência no recebimento, já que quem recebe a mercadoria não precisa abrir um arquivo para checar itens e quantidades.
- Dar acesso à nota pela chave, impressa em números e em código de barras, que permite consultar o XML na base do fisco.
O DANFE não é a nota fiscal. Se ele for perdido, a nota continua existindo e pode ser consultada pela chave. E um DANFE sozinho não prova que a nota foi autorizada: é possível gerar um PDF com aparência de DANFE a partir de uma nota rejeitada ou cancelada depois.
Como os documentos auxiliares variam conforme a nota
Cada modelo de documento fiscal eletrônico tem o seu documento auxiliar, com o mesmo papel: representar o XML de forma legível.
| Documento eletrônico | Documento auxiliar | Uso típico |
|---|---|---|
| NF-e (produtos) | DANFE | Acompanha a mercadoria entre empresas |
| NFC-e (venda ao consumidor) | DANFE NFC-e | Entregue ao consumidor no caixa, com QR Code para consulta |
| NFS-e (serviços) | DANFSE | Representação da nota de serviço para o tomador |
| CT-e (transporte) | DACTE | Acompanha a carga transportada |
| MDF-e (manifesto de carga) | DAMDFE | Acompanha o veículo com as cargas manifestadas |
O DANFE da NF-e também pode ter versões simplificadas, como o formato em etiqueta usado em algumas operações. O layout muda, mas a lógica é a mesma: tudo o que está no papel vem do XML. Para ver como esses documentos se encaixam nas operações de uma empresa, vale ler sobre as diferenças entre NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e.
Como o XML e o DANFE se ligam à chave de acesso e ao protocolo
Três elementos ligam o papel ao arquivo:
- Chave de acesso: o número que identifica a nota de forma única. Está no XML e impresso no DANFE. É por ela que qualquer pessoa consulta a nota na base do fisco.
- Protocolo de autorização: o número que o fisco devolve ao autorizar a nota. No XML, fica no bloco do protocolo; no DANFE, aparece como informação impressa.
- Eventos: carta de correção, cancelamento e manifestações do destinatário são registrados depois da autorização, em arquivos XML próprios, ligados à mesma chave. O DANFE impresso antes de um evento não mostra esse evento.
Esse último ponto explica por que o DANFE não basta para conferir a situação de uma nota. Uma nota pode ter sido cancelada um dia depois de impressa, e o papel continua igual. Só a consulta pela chave mostra a situação atual.
XML e documento auxiliar na NFC-e e na NFS-e
A lógica do arquivo e do documento auxiliar vale para os outros modelos, mas com diferenças práticas que confundem quem recebe.
Na NFC-e, o consumidor costuma receber só o documento auxiliar, impresso ou enviado por mensagem. Ele não precisa guardar o XML: a consulta pelo QR Code ou pela chave mostra a nota na base da SEFAZ. Quem emite, por outro lado, guarda o XML de cada venda, como em qualquer nota eletrônica. Quando o consumidor é uma empresa que compra no varejo e quer o arquivo para a contabilidade, ele pode pedir o XML à loja.
Na NFS-e, o tomador do serviço recebe, em geral, o DANFSE em PDF e o XML. No padrão nacional, o próprio emissor gera os dois arquivos, e a nota pode ser consultada pela chave no ambiente nacional. Para o tomador que é empresa, vale a mesma regra da NF-e: o arquivo que entra na contabilidade é o XML.
Em resumo, para quem consome, o documento auxiliar costuma bastar como comprovante. Para quem emite e para empresas que lançam a nota na contabilidade, o XML é o que conta.
Erros comuns ao lidar com XML e DANFE
Os enganos mais frequentes vêm de tratar o PDF como se fosse a nota:
- Guardar só o PDF. O arquivo que tem valor é o XML autorizado. Emitente e destinatário, em regra, devem guardar o XML das notas que emitem e recebem, pelo prazo que a legislação define. O prazo e a forma de guarda aceitos são pontos para confirmar com o contador.
- Mandar só o DANFE ao contador. Os sistemas contábeis importam o XML e leem cada campo automaticamente. Com o PDF, alguém precisa digitar tudo de novo, o que abre espaço para erro.
- Aceitar a nota de um fornecedor só olhando o DANFE. Antes de dar entrada na mercadoria ou pagar, consulte a chave e confirme que a nota está autorizada e não foi cancelada.
- Abrir o XML num editor de texto e alterar um valor. Qualquer alteração invalida a assinatura digital. O arquivo deixa de corresponder à nota autorizada, mesmo que pareça igual.
- Confundir o XML enviado com o XML autorizado. Na hora de arquivar, confira se o arquivo contém o protocolo de autorização. Muitos sistemas salvam as duas versões em pastas diferentes.
- Imprimir o DANFE antes da autorização. Fora das situações de contingência previstas, o documento auxiliar só deve ser impresso depois que a nota foi autorizada.
Uma conferência rápida no recebimento evita a maioria desses problemas: abrir o XML no visualizador do sistema, comparar emitente, itens e totais com o pedido e consultar a chave.
Outro hábito útil é organizar os XML por mês e por CNPJ, em pastas separadas para notas emitidas e recebidas. Assim, quando o contador ou a fiscalização pedir uma nota específica, a busca é pela chave ou pelo número, sem depender de encontrar um PDF perdido em anexos de e-mail.
