A nota fiscal de devolução documenta o retorno de uma mercadoria que já foi vendida e entregue. Quem emite depende de quem está devolvendo: se o comprador é uma empresa que emite NF-e, em regra é ele quem emite a nota de devolução; se o comprador é um consumidor ou alguém que não emite nota, o próprio vendedor emite uma nota de entrada para registrar o retorno. Nos dois casos, a nota de devolução faz referência à nota original, usa a finalidade de devolução e um CFOP próprio para essa operação, e repete os valores e tributos da venda na proporção do que voltou. A seguir, cada parte disso em detalhe, o que muda entre devolução total e parcial, quando a devolução não é o instrumento certo e o que fica a cargo de cada estado.
Devolução, cancelamento e recusa: três situações diferentes
Antes de emitir qualquer coisa, vale identificar em qual situação você está, porque cada uma tem um instrumento próprio:
- Cancelamento: a venda não se concretizou e a mercadoria não chegou a circular. O cancelamento é um evento da própria nota, feito dentro do prazo que o estado admite. Depois disso, ele deixa de ser possível.
- Recusa no recebimento: a mercadoria chegou ao cliente, mas ele não aceitou no ato da entrega, por exemplo por avaria ou pedido errado. A mercadoria volta com o transportador, sem que o cliente a tenha recebido.
- Devolução: o cliente recebeu a mercadoria, deu entrada e depois decidiu devolver, total ou parcialmente, por defeito, troca ou desistência.
Na recusa, em muitos estados o procedimento é o destinatário registrar o motivo no próprio documento auxiliar ou por evento eletrônico, e o vendedor emitir uma nota de entrada para trazer a mercadoria de volta ao estoque. Na devolução, o cliente já incorporou a mercadoria, e o retorno precisa de uma nota própria. A escolha entre um caminho e outro depende do que efetivamente aconteceu na entrega, e não de qual é mais conveniente.
Se a sua dúvida é se o erro da nota poderia ser resolvido sem devolver nada, como um dado cadastral errado, a carta de correção ou a nota complementar podem ser os instrumentos adequados, e a devolução nem entra em cena.
Quem emite a nota de devolução
A regra que organiza tudo é simples: a mercadoria volta acompanhada de uma nota emitida por quem tem condição de emitir NF-e na operação.
Comprador que emite NF-e
Quando o comprador é uma empresa com inscrição estadual que emite NF-e, ele emite uma nota de saída com a finalidade de devolução, tendo o vendedor original como destinatário. Para o comprador, é uma saída de mercadoria; para o vendedor, que recebe a nota, é uma entrada.
Comprador que não emite NF-e
Quando quem devolve é um consumidor pessoa física, ou uma empresa que não é obrigada a emitir NF-e, como em geral acontece com prestadores de serviço sem inscrição estadual, o vendedor emite uma nota de entrada para documentar o retorno. Ela também referencia a nota original e usa a finalidade de devolução.
Há casos intermediários, como o MEI comprador, em que o caminho depende do que o estado permite.
A nota original como referência
Toda nota de devolução aponta para a nota que está sendo devolvida. Na NF-e, isso é feito no campo de documento referenciado, onde se informa a chave de acesso da nota original. É essa ligação que permite ao fisco, ao contador e aos sistemas entenderem que aquela mercadoria não é uma nova venda, e sim o retorno de uma venda anterior.
Alguns cuidados nessa referência:
- Use a chave da nota que de fato acobertou a venda devolvida, e não a de uma venda parecida ao mesmo cliente.
- Se a devolução reúne itens de várias notas, todas elas precisam ser referenciadas.
- Se a venda original foi feita com NFC-e, a referência é à NFC-e, e o caminho comum é o vendedor emitir a nota de entrada referenciando-a.
Finalidade, natureza da operação e CFOP
Três campos dizem ao fisco que se trata de devolução, e precisam ser coerentes entre si.
- Finalidade da emissão: a NF-e tem um campo de finalidade com opções como normal, complementar, de ajuste e de devolução. Na nota de devolução, a finalidade é a de devolução.
- Natureza da operação: o texto que descreve a operação, como "devolução de venda" ou "devolução de compra", conforme o lado de quem emite.
- CFOP: o código fiscal de operação tem códigos próprios de devolução, que espelham o da operação original. Uma venda dentro do estado é devolvida com um CFOP de devolução dentro do estado; uma venda para outro estado, com um CFOP de devolução interestadual. O mesmo vale para a natureza da mercadoria: produção própria, revenda ou mercadoria sujeita a substituição tributária têm códigos de devolução distintos.
Um erro frequente é usar um CFOP de venda comum na nota de devolução. A nota pode até ser autorizada, mas a escrituração fica errada e o retorno aparece como nova venda. Para entender como o CFOP se organiza por tipo de operação e por destino, veja a importância do CFOP na tributação e a correta aplicação na emissão de notas fiscais.
Itens, quantidades e valores
A nota de devolução descreve a mercadoria que voltou exatamente como ela saiu. Isso significa:
- mesma descrição e mesmo código do produto da nota original;
- mesmo NCM;
- mesmo valor unitário da venda, e não o preço atual de tabela;
- quantidade igual ou menor que a vendida, nunca maior.
Suponha, como exemplo hipotético, uma loja de ferragens que vendeu a uma construtora dez caixas de um item, com desconto e frete destacados na nota. A construtora devolve três caixas com defeito. A nota de devolução traz três caixas, com o mesmo valor unitário da venda e com o desconto e o frete proporcionais a essas três unidades, se eles foram rateados por item na nota original. Usar o preço cheio de tabela faria a devolução valer mais do que a venda daquela quantidade.
Esse raciocínio proporcional é o que mais gera retrabalho. Se o sistema emissor tem a função de gerar devolução a partir da nota original, use-a: ela costuma trazer os itens e os valores já preenchidos, e você só ajusta as quantidades.
Tributos destacados na devolução
Em regra, a nota de devolução destaca os tributos na mesma base da nota original, proporcionalmente ao que voltou. Se a venda teve ICMS, IPI ou ICMS por substituição tributária destacados, a devolução repete esses destaques na proporção dos itens devolvidos. É isso que permite a quem recebe a mercadoria de volta recuperar ou ajustar o imposto que tinha pagado na venda.
Aqui está a parte que mais depende de cada caso. O tratamento varia com o regime tributário do emitente e do destinatário, com a natureza da mercadoria, com operações interestaduais que envolveram diferencial de alíquota e com a legislação de cada estado. Para operações entre estados, esse cuidado se soma ao que se aplica ao Difal, tratado no guia prático sobre o Difal nas operações interestaduais.
Este é o ponto do guia que vale levar ao contador antes de emitir, principalmente na primeira devolução de cada tipo: ele confirma como a tributação da devolução deve ser destacada para o seu regime e o seu estado, e você passa a ter um modelo para as próximas.
Devolução total e devolução parcial
Na devolução total, toda a mercadoria da nota original volta. A nota de devolução repete todos os itens, quantidades e valores, e o efeito para o estoque e para o faturamento é desfazer a venda.
Na devolução parcial, só parte volta. A nota traz apenas os itens e as quantidades devolvidos, e a venda original continua válida para o restante. É possível haver várias devoluções parciais da mesma nota, desde que a soma não ultrapasse o que foi vendido. Vale manter um controle por nota original, para não aceitar, por engano, a devolução de mais unidades do que as vendidas.
Em nenhum dos dois casos se cancela a nota original. Ela registra uma venda que aconteceu; a devolução registra outro fato, posterior.
Devolução de venda ao consumidor
No varejo, a troca e a devolução do consumidor são comuns, e a lógica é a da nota de entrada emitida pela loja:
- a loja recebe o produto e confere o documento da venda, normalmente o DANFE NFC-e;
- emite uma NF-e de entrada com finalidade de devolução, referenciando a NFC-e da venda;
- se for troca, emite uma nova venda para o produto que o cliente leva.
Alguns estados têm procedimentos simplificados para troca no varejo, com regras próprias de registro. Por isso, a forma exata de documentar a troca na loja varia de um estado para outro.
Quando a mercadoria chega sem a nota de devolução
Uma situação comum: o cliente empresa manda a mercadoria de volta pela transportadora, mas sem nota de devolução, ou com um simples bilhete explicando o motivo. O vendedor fica sem saber se recebe ou não.
A mercadoria em trânsito precisa estar acompanhada de documento fiscal, e uma devolução sem nota deixa o vendedor sem registro da entrada. O caminho mais seguro é pedir ao cliente que emita a nota de devolução antes do envio, quando ele emite NF-e. Se a mercadoria já chegou, combine com o cliente a emissão da nota e só registre a entrada no estoque depois de recebê-la.
Quando o cliente não emite NF-e, a nota de entrada é do vendedor, como visto acima. Nesse caso, peça ao cliente uma declaração simples do motivo da devolução, com data e identificação, e guarde junto com a nota de entrada. Esse documento ajuda a explicar a operação se ela for questionada depois.
Depois da emissão: estoque, financeiro e conferência
A nota de devolução tem efeitos fora do fiscal, e eles precisam ser acompanhados:
- Estoque: a mercadoria devolvida volta ao estoque, ou vai para uma área separada se tiver defeito. Registrar a entrada pela nota, e não manualmente, mantém o estoque coerente com os documentos.
- Financeiro: se a venda foi paga, a devolução gera um reembolso ou um crédito para o cliente. Se ainda está a receber, o valor da cobrança precisa ser reduzido. O valor dessa baixa deve bater com o total da nota de devolução.
- Contador: envie o XML da devolução junto com o da nota original no fechamento do mês. Uma devolução enviada sozinha obriga o contador a procurar a venda a que ela se refere.
Uma conferência rápida no fim do mês fecha o ciclo: para cada devolução, verifique se existe a nota original referenciada, a entrada no estoque e o acerto financeiro correspondente.
Erros que fazem a devolução voltar para correção
- Nota sem referência à nota original, ou com a chave errada.
- Finalidade marcada como normal, quando deveria ser devolução.
- CFOP de venda em vez de CFOP de devolução, ou CFOP interno numa devolução interestadual.
- Valores unitários diferentes dos da venda.
- Tributos destacados de forma diferente da nota original sem justificativa.
- Emissão pela parte errada: o vendedor emitindo nota de entrada quando o comprador, que emite NF-e, deveria ter emitido a devolução.
Nota fiscal de devolução: o roteiro de decisão
Para chegar ao instrumento certo sem hesitar, siga esta sequência:
- A mercadoria saiu e foi recebida pelo cliente? Se não saiu, avalie o cancelamento. Se saiu e foi recusada na entrega, siga o procedimento de recusa. Se foi recebida, é devolução.
- Quem está devolvendo emite NF-e? Se sim, ele emite a nota de devolução. Se não, você emite a nota de entrada.
- Qual é a nota original? Localize a chave e referencie todas as notas envolvidas.
- Quanto voltou? Defina itens e quantidades e aplique os valores da venda, proporcionalmente.
- Como os tributos foram destacados na venda? Repita os destaques na proporção devolvida, seguindo o modelo combinado com o contador.
Com essa ordem, a decisão deixa de depender da memória de quem está no balcão. As respostas da primeira e da segunda pergunta dizem quem emite; as três últimas garantem que a nota conte a mesma história da venda, no sentido contrário.
