A modalidade do frete é o campo da NF-e que informa quem contratou o transporte da mercadoria. Ele tem seis opções: 0 para frete contratado pelo remetente (o conhecido CIF), 1 para frete contratado pelo destinatário (FOB), 2 para frete contratado por terceiros, 3 para transporte próprio do remetente, 4 para transporte próprio do destinatário e 9 quando não há transporte. O campo não diz quanto custou o frete nem se ele foi cobrado do cliente: diz apenas de quem foi a responsabilidade pela contratação ou pelo veículo. A partir dessa escolha, a nota pede ou dispensa os dados da transportadora, do veículo e dos volumes.
Onde o campo fica e o que ele controla
Na estrutura da NF-e, a modalidade do frete abre o grupo de transporte, que vem depois dos itens e dos totais. No DANFE, ela aparece no quadro "Transportador / volumes transportados", logo abaixo do cálculo do imposto, normalmente como um número seguido de uma descrição curta.
O campo funciona como uma chave para o restante do grupo. Escolhida a modalidade, o emissor sabe se faz sentido pedir:
- a identificação da transportadora (CNPJ ou CPF, nome, inscrição estadual e endereço);
- os dados do veículo, como a placa, quando a operação pede;
- a quantidade, a espécie e o peso dos volumes.
Por isso, uma modalidade errada costuma vir acompanhada de outros erros: transportadora informada numa nota marcada como sem transporte, ou frete do destinatário com dados de um caminhão que pertence ao vendedor.
As seis opções, uma a uma
A tabela resume cada código. Os itens seguintes explicam o que diferencia os casos parecidos.
| Código | Quem contrata ou transporta | Situação típica |
|---|---|---|
| 0 | Remetente contrata uma transportadora | A loja vende e despacha pela transportadora que ela escolheu |
| 1 | Destinatário contrata uma transportadora | O cliente manda a transportadora dele buscar a mercadoria |
| 2 | Um terceiro contrata o transporte | Nem quem vende nem quem compra contrata o frete |
| 3 | Remetente, com veículo próprio | A empresa entrega com o próprio carro ou caminhão |
| 4 | Destinatário, com veículo próprio | O cliente vem buscar com o próprio veículo |
| 9 | Não há transporte | A mercadoria não circula fisicamente |
0 e 1: CIF e FOB
Os termos CIF e FOB vêm do comércio internacional e foram adotados no dia a dia para dizer quem assume o frete. No código 0, o remetente contrata a transportadora; no código 1, quem contrata é o destinatário. Nos dois casos, a nota informa a transportadora contratada.
2: frete por conta de terceiros
O código 2 cobre a situação em que o transporte é contratado por alguém que não é nem o emitente nem o destinatário da nota. Isso acontece em operações com mais de duas empresas envolvidas, quando quem organiza e paga a entrega não aparece na nota como remetente nem como destinatário. É o código menos usado e o que mais vale conferir antes de escolher.
3 e 4: transporte próprio
Quando não há transportadora, mas o veículo pertence ao remetente ou ao destinatário, usam-se os códigos 3 e 4. A diferença em relação a 0 e 1 é justamente essa: não existe um prestador de serviço de transporte no meio. Em vez da transportadora, a nota costuma trazer os dados de quem conduz a carga e, se o emissor pedir, a placa do veículo.
9: sem ocorrência de transporte
O código 9 serve para operações em que a mercadoria não sai fisicamente de um lugar para outro por conta daquela nota, ou em que o documento não envolve circulação. Ele não é o código "padrão" para quando não se sabe o que marcar.
Modalidade do frete não é valor do frete
Este é o ponto que mais gera confusão. A modalidade diz quem contratou; o valor do frete cobrado do cliente vai em outro lugar, no campo de frete dos itens, que entra no total da nota. Os dois se combinam de formas diferentes.
Um exemplo hipotético monta as peças. Suponha uma distribuidora fictícia que vende 10 caixas a um mercado e contrata a transportadora. A modalidade é 0. Agora considere duas versões da mesma venda:
- Frete embutido no preço: a distribuidora absorve o custo e não cobra frete à parte. A modalidade continua 0, e o campo de valor do frete fica zerado.
- Frete repassado ao cliente: a distribuidora cobra o frete na própria nota. A modalidade continua 0, e o valor cobrado aparece no campo de frete, somando ao total.
Em nenhum dos dois casos a modalidade muda, porque a transportadora foi contratada pela distribuidora. Se fosse o mercado a contratar e pagar a transportadora diretamente, a modalidade seria 1, e normalmente não haveria valor de frete na nota da distribuidora.
Como a modalidade se relaciona com o CT-e e o MDF-e
A NF-e documenta a mercadoria; o transporte feito por uma transportadora contratada é documentado no CT-e, emitido por ela. Por isso, nos códigos 0, 1 e 2, quem contratou o frete aparece como tomador do serviço no CT-e, e a chave da NF-e é referenciada no conhecimento. Nos códigos 3 e 4, não há CT-e, porque não há prestação de serviço de transporte.
O MDF-e é outro documento: ele reúne as notas e conhecimentos que viajam juntos num mesmo veículo. Quando a empresa transporta a própria carga, como no código 3, pode ser ela a responsável pelo MDF-e, conforme o tipo de percurso e as regras aplicáveis. Para ver como os três documentos conversam, leia o guia de integração entre CT-e, MDF-e e NF-e. Para entender o papel do conhecimento no transporte de cargas, vale ler sobre o Conhecimento de Transporte (CT-e).
Erros comuns ao preencher o campo
- Marcar 9 por hábito. Muitos cadastros trazem 9 como valor padrão. Se a mercadoria vai ser entregue por transportadora, a nota fica com uma informação que não corresponde à operação. Revise o padrão do emissor e deixe a escolha explícita em cada venda com entrega.
- Confundir quem paga com quem contrata. O frete pode ser embutido no preço e mesmo assim a contratação ser do remetente. Pergunte "quem escolheu e contratou a transportadora?", não "quem arcou com o custo?".
- Usar 0 ou 1 sem transportadora. Se a entrega é feita com veículo próprio, o código é 3 ou 4. Indicar transportadora inexistente, ou deixar o grupo vazio num código que pressupõe uma, gera inconsistência.
- Esquecer os volumes. Quantidade, espécie e peso ajudam na conferência do recebimento e na fiscalização em trânsito. Deixar esses campos vazios numa carga real dificulta a vida de quem recebe.
Um caso que gera dúvida recorrente é a retirada no balcão: o cliente compra e leva a mercadoria no próprio carro. Há quem use o código 4, por haver um veículo do destinatário, e há quem use o 9. Como a orientação pode variar conforme o estado e o tipo de operação, defina o padrão da empresa com o contador ou com a orientação da SEFAZ do seu estado e aplique-o sempre da mesma forma.
Como conferir a modalidade numa nota recebida
Quem recebe a mercadoria pode usar o campo como checagem rápida, comparando três coisas:
- O pedido de compra. Se a negociação foi com frete por conta do fornecedor e a nota chega como 1, há divergência sobre quem deveria pagar a transportadora.
- O valor do frete na nota. Frete cobrado em nota marcada como 1 pede explicação, porque, em regra, quem contratou a transportadora a paga diretamente.
- Quem fez a entrega. Se chegou um caminhão do próprio fornecedor e a nota indica transportadora, os dados do transporte não batem com a realidade.
Essas divergências entram na lista de pontos a acertar com o fornecedor antes de registrar a nota, ao lado de valores, impostos e dados cadastrais, numa conferência feita no recebimento, como a do caso hipotético de recebimento de mercadoria com NF-e.
