Receber mercadoria com NF-e envolve quatro conferências em sequência: saber que a nota existe antes de o caminhão chegar, confirmar que ela está autorizada, comparar a nota com o pedido e com o que chegou fisicamente e, por fim, registrar a manifestação do destinatário e arquivar o XML. Para mostrar como cada decisão afeta a seguinte, vamos acompanhar um caso hipotético: uma pequena loja de utilidades domésticas que recebe uma compra de um fornecedor de outro estado. Ao final, as lições do caso viram uma lista de conferência.
O ponto de partida do caso
A loja do caso hipotético tem dois sócios e um funcionário no estoque. Compra mercadorias de quatro fornecedores fixos, por pedido enviado por e-mail, e recebe as entregas por transportadora. Até agora, o recebimento funcionava assim: o funcionário assinava o canhoto do DANFE, guardava o papel numa pasta e, no fim do mês, a pasta ia para o contador.
Nesta entrega específica, a loja pediu três itens: 40 jogos de copos, 20 conjuntos de panelas e 30 escorredores. O pedido tem número, quantidades e preços combinados.
Etapa 1: saber da nota antes da mercadoria
A primeira decisão foi mudar a ordem das coisas. Em vez de conhecer a nota quando o caminhão chega, a loja passou a consultar as notas emitidas contra o seu CNPJ. Isso pode ser feito pelo sistema de gestão, quando ele busca as notas automaticamente, ou pelos serviços do ambiente nacional da NF-e, com o certificado digital da empresa.
No caso, a nota do fornecedor apareceu na consulta dois dias antes da entrega. A consequência prática: um dos sócios teve tempo de comparar a nota com o pedido sem ninguém esperando na porta.
A loja também pediu aos fornecedores que enviassem o XML por e-mail para um endereço único, criado só para isso. Assim, os arquivos deixaram de ficar espalhados nas caixas de entrada dos sócios.
Etapa 2: confirmar que a nota está autorizada
Antes de qualquer outra conferência, o sócio consultou a chave de acesso. A nota estava autorizada e sem eventos de cancelamento.
Essa etapa parece burocrática, mas protege contra duas situações: receber um documento que nunca foi autorizado e dar entrada numa nota que o fornecedor cancelou depois. O papel impresso não mostra nada disso, porque o DANFE não muda quando um evento é registrado na nota.
Vale pensar no caminho alternativo. Se a consulta mostrasse a nota como cancelada, a loja não deveria receber a mercadoria com aquele documento: sem nota válida, a entrada no estoque fica sem respaldo e o crédito de imposto, quando existe, fica comprometido. A decisão seria pedir ao fornecedor que emitisse uma nova nota antes da entrega. Se a nota simplesmente não aparecesse na consulta, a primeira suspeita seria atraso na distribuição, e a segunda, uma nota que não foi autorizada. Nos dois casos, a resposta vem do fornecedor, e não de quem está no estoque.
Etapa 3: comparar a nota com o pedido
Com a nota e o pedido lado a lado, o sócio conferiu cinco pontos:
- Emitente: CNPJ e razão social do fornecedor correto.
- Destinatário: CNPJ, inscrição estadual e endereço da loja.
- Itens e quantidades: se cada item do pedido estava na nota, na quantidade certa.
- Preços: se os valores unitários batiam com os combinados.
- Frete e impostos: se o frete estava cobrado como combinado e se havia destaque de impostos coerente com a operação entre estados.
Aqui surgiu a primeira divergência: a nota trazia 40 escorredores, e não 30. Os demais itens estavam corretos.
A decisão foi falar com o fornecedor antes da entrega. Ele confirmou o erro e explicou que os 40 estavam no caminhão. Combinou-se que a loja receberia a carga completa e devolveria os 10 escorredores excedentes. Para isso, a loja emitiria uma nota de devolução parcial referenciando a nota de compra, já que ela emite NF-e. A dúvida sobre o destaque do imposto nessa devolução foi registrada para levar ao contador.
Se a divergência tivesse sido descoberta só na hora da descarga, a decisão teria sido tomada com pressa e com o motorista esperando.
Etapa 4: conferir a mercadoria que chegou
No dia da entrega, o funcionário do estoque recebeu uma folha com os itens e as quantidades esperados, e não o DANFE. A conferência foi feita contando as caixas antes de assinar o canhoto.
Apareceu uma segunda divergência: dois conjuntos de panelas estavam com a embalagem amassada e uma tampa quebrada. O funcionário anotou a avaria no canhoto e no comprovante da transportadora, fotografou as caixas e separou os dois conjuntos.
A consequência dessa anotação é direta: sem ela, a loja teria dificuldade para provar depois que a avaria veio do transporte. A loja e o fornecedor combinaram tratar os dois conjuntos na mesma nota de devolução dos escorredores.
Etapa 5: registrar a manifestação do destinatário
A manifestação do destinatário é o conjunto de eventos que o comprador registra na NF-e para dizer ao fisco o que aconteceu com aquela nota. São quatro possibilidades:
- Ciência da operação: a empresa sabe que a nota existe, mas ainda não se pronunciou sobre ela. Costuma ser usada para liberar o download do XML completo pelo ambiente nacional.
- Confirmação da operação: a operação aconteceu como descrito na nota.
- Desconhecimento da operação: a empresa não reconhece aquela compra.
- Operação não realizada: a compra existia, mas não se concretizou, por exemplo porque a mercadoria foi recusada.
No caso, a operação aconteceu: a loja recebeu a mercadoria, ainda que com devolução parcial depois. A decisão foi registrar a confirmação da operação e tratar as diferenças pela nota de devolução, que tem a função de documentar o retorno. Se a loja tivesse recusado a entrega inteira, o evento adequado seria outro.
A manifestação pode ser exigida para determinadas empresas ou operações, e os prazos para registrá-la variam. Por isso, a loja perguntou ao contador quais eventos ela deve registrar e em que prazo, e incorporou a resposta à rotina.
O desconhecimento da operação merece um alerta. Se aparecer na consulta uma nota contra o CNPJ da loja que ninguém pediu, registrar o desconhecimento informa ao fisco que a empresa não participou da operação. É uma proteção contra o uso indevido do CNPJ.
Etapa 6: arquivar o XML e informar o contador
A última etapa do caso foi a guarda. O XML autorizado da nota de compra, o XML da nota de devolução e os XML dos eventos foram salvos numa pasta organizada por mês, com subpastas de notas recebidas e emitidas.
O contador passou a receber, no fechamento do mês, a pasta de XML em vez da pasta de papéis, junto com uma lista das divergências: a nota de compra, a devolução emitida e o motivo. Com os arquivos, o contador importa as notas no sistema contábil sem digitar nada.
O que o caso ensina sobre o recebimento de notas
As duas divergências do caso foram tratadas sem atrito porque cada uma foi encontrada na etapa certa: a quantidade errada, na comparação com o pedido; a avaria, na contagem física. Se a loja tivesse mantido a rotina antiga, de assinar o canhoto e guardar o papel, as duas teriam aparecido semanas depois, no estoque ou no pagamento, quando já seria mais difícil resolver.
Transformada em lista de conferência, a rotina fica assim:
- Consultar as notas emitidas contra o CNPJ antes das entregas.
- Confirmar pela chave que cada nota está autorizada e sem cancelamento.
- Comparar a nota com o pedido: emitente, destinatário, itens, quantidades, preços, frete e impostos.
- Resolver divergências com o fornecedor antes da descarga, sempre que possível.
- Contar a mercadoria antes de assinar o canhoto e anotar avarias no próprio comprovante.
- Registrar a manifestação adequada para cada nota, nos prazos confirmados com o contador.
- Arquivar todos os XML por mês e enviar ao contador com a lista de divergências.
Uma loja com poucos fornecedores consegue fazer isso com uma planilha e uma pasta. Com o volume crescendo, a mesma lista indica o que pedir ao sistema de gestão, como a busca automática de notas e a comparação com o pedido.
