Quando a NF-e ou a NFC-e volta com rejeição, a nota não foi autorizada e não tem validade, mas o problema quase sempre se resolve corrigindo um dado e reenviando. A mensagem de retorno traz um código e uma descrição que apontam o campo com problema. As causas mais comuns são dados do destinatário, NCM ou CFOP incompatíveis com a operação, totais que não fecham, certificado digital vencido, relógio do computador desajustado e envio duplicado. A seguir, como ler o retorno, a ordem de verificação e o que fazer para que a rejeição não se repita.

O que a tela está dizendo

Ao transmitir a nota, o sistema emissor recebe uma resposta do ambiente de autorização. Ela pode ser de três tipos, e cada um pede uma atitude diferente:

  • Autorizada: a nota vale e pode acompanhar a mercadoria ou ser entregue ao consumidor.
  • Rejeitada: a nota tem algum dado que não passou nas validações. Ela não foi registrada como emitida, e o número pode ser usado de novo depois da correção.
  • Denegada: o uso foi negado por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário. A nota fica registrada como denegada, o número não pode ser reaproveitado e não há cancelamento a fazer.

Confundir rejeição com denegação é um erro comum. Na rejeição, basta corrigir e reenviar. Na denegação, o problema está no cadastro de alguém junto ao fisco, e reenviar a mesma nota não muda nada até a situação cadastral ser resolvida.

Antes de corrigir: leia a mensagem inteira e anote o código

Muitos sistemas mostram só um aviso genérico de "erro na transmissão". Procure a mensagem completa de retorno, que traz o código da rejeição e uma frase descrevendo a regra que não foi cumprida. Anote os dois. A frase costuma mencionar o campo envolvido, como inscrição estadual, NCM, CFOP ou total da nota, e isso já indica onde olhar.

Guarde esse registro mesmo depois de resolver. Se a mesma rejeição aparecer de novo na semana seguinte, você saberá que a causa está num cadastro, e não num erro isolado de digitação.

Causa 1: dados do destinatário

É a causa que mais aparece no comércio. Inscrição estadual digitada errada, indicador de contribuinte que não combina com a inscrição informada, CNPJ com situação irregular ou endereço com código de município incompatível com a UF travam a autorização.

Como corrigir: confira os dados com o cliente e, se possível, consulte a situação cadastral dele no serviço de consulta da SEFAZ do estado. Um caso típico: o cliente é empresa sem inscrição estadual, mas o cadastro está marcado como contribuinte do ICMS. Ajustar o indicador no cadastro resolve.

Na NFC-e, o destinatário costuma ser opcional, mas, quando o consumidor pede CPF na nota, um número digitado errado também trava a emissão. Um CPF que não passa na conferência dos dígitos é rejeitado na hora, então vale pedir ao cliente que confira o número na tela antes de finalizar.

Causa 2: NCM ou CFOP incompatíveis

O NCM informado precisa existir e estar vigente na tabela oficial. Códigos antigos, digitados com dígito a menos ou copiados de outro produto geram rejeição. O CFOP, por sua vez, precisa combinar com o destino: códigos que começam com 5 indicam operação dentro do estado, com 6 operação para outro estado e com 7 operação com o exterior. Um CFOP de venda interna numa nota para cliente de outro estado é rejeitado.

O GTIN, o código de barras do produto, entra na mesma família de problemas. Quando informado, ele precisa ser um código válido e compatível com o produto; um código inventado, incompleto ou copiado de outro item pode gerar rejeição. Se o produto não tem código de barras próprio, o sistema emissor costuma oferecer a forma correta de indicar a ausência, em vez de deixar o campo com um número qualquer.

Como corrigir: revise o cadastro do produto e a regra de CFOP configurada no sistema para aquele tipo de venda. Se o NCM foi a causa, vale entender o impacto do NCM na classificação de produtos e nas notas fiscais antes de escolher o código substituto. Para o CFOP, veja a importância do CFOP na tributação e a correta aplicação na emissão de notas fiscais.

Causa 3: totais que não fecham

O ambiente de autorização refaz as contas. Se a soma dos itens, dos descontos, do frete e dos impostos não bate com o total informado, a nota é rejeitada. Isso costuma acontecer por arredondamento em itens com muitas casas decimais, desconto lançado no total sem ser distribuído nos itens ou valor alterado à mão depois do cálculo automático.

Como corrigir: refaça os valores deixando o sistema calcular, sem edição manual do total. Se a rejeição se repete em notas com muitos itens, peça ao suporte do sistema emissor para revisar a regra de arredondamento.

Causa 4: certificado, relógio e duplicidade

Três causas técnicas fecham a lista mais frequente:

  • Certificado digital vencido ou não reconhecido. Sem certificado válido, nenhuma nota é assinada corretamente. Confira a data de validade e se o certificado instalado é o da empresa emitente.
  • Data e hora fora do aceitável. Se o relógio do computador estiver adiantado ou atrasado, ou com o fuso errado, a data de emissão pode cair fora da faixa aceita. Acertar o relógio e o fuso resolve.
  • Duplicidade. Se a conexão caiu durante o envio, a nota pode ter sido autorizada sem o sistema receber a resposta. Ao reenviar, o retorno indica duplicidade. Antes de mexer em qualquer coisa, consulte a situação da nota pela chave: se ela já está autorizada, basta recuperar o retorno, sem emitir de novo.

Depois de corrigir: reenvio e conferência

Com o dado corrigido, reenvie a nota com o mesmo número, já que a rejeição não consumiu a numeração. Confira se o retorno agora é de autorização e se o sistema registrou o protocolo. Só então imprima o documento auxiliar ou envie o XML ao cliente.

Se você decidir não reenviar aquela nota, por exemplo porque a venda foi desfeita, o número fica sem uso na sequência. Nesse caso, ele deve ser inutilizado, para que a numeração não fique com um salto sem explicação no fechamento do mês.

Quando não é rejeição, e sim indisponibilidade

Se o sistema não recebe resposta nenhuma, ou recebe aviso de serviço indisponível, o problema não está na nota. Pode ser a conexão da loja ou o próprio ambiente de autorização. Nesse caso, o caminho é a contingência prevista para o modelo de nota que você emite, e não corrigir campos que estão certos. Os procedimentos de contingência e os prazos para regularizar depois variam conforme o modelo e o estado, e a SEFAZ do seu estado ou o contador são as fontes para confirmar como agir no seu caso.

Como evitar que a rejeição volte

A maioria das rejeições nasce no cadastro, não na nota. Uma rotina curta reduz bastante a frequência:

  • Ao cadastrar um cliente novo, confira CNPJ, inscrição estadual e indicador de contribuinte antes da primeira venda.
  • Revise periodicamente o NCM dos produtos mais vendidos, especialmente depois de atualizações da tabela.
  • Configure o CFOP por tipo de operação no sistema, em vez de escolher à mão a cada nota.
  • Anote a data de vencimento do certificado digital e renove com antecedência.
  • Mantenha o relógio dos computadores de emissão sincronizado automaticamente.
  • Guarde um registro das rejeições do mês com código, causa e correção; padrões repetidos mostram qual cadastro precisa de atenção.

Com essa rotina, a rejeição deixa de ser uma surpresa no caixa ou na expedição e vira um aviso pontual, resolvido em minutos.