Nota fiscal de remessa é a NF-e emitida quando uma mercadoria sai do estabelecimento sem ser vendida: para conserto, para demonstração, em comodato, para industrialização por outra empresa, para guarda em armazém, como mostruário ou em consignação. Ela documenta o transporte e a posse temporária da mercadoria, e na maioria dos casos é seguida de uma nota de retorno, que também referencia a remessa. O que diferencia uma remessa da outra são três campos que trabalham juntos: a natureza da operação, o CFOP e o tratamento tributário, que pode variar conforme o tipo de remessa e o estado. A seguir, como a remessa se monta peça por peça, os tipos mais comuns e os erros que fazem uma remessa parecer venda.

Por que mercadoria que não foi vendida precisa de nota

A NF-e não registra só vendas. Ela documenta a circulação de mercadorias, e qualquer saída do estabelecimento precisa de um documento que explique por que aquele bem está em trânsito e para onde vai. Sem nota, uma máquina levada para conserto ou um lote enviado a um armazém fica sem comprovação de origem durante o transporte e sem registro no controle de estoque.

Há também o motivo contábil. Na venda, a mercadoria deixa de ser da empresa. Na remessa, ela continua sendo, só que em outro lugar. A nota de remessa permite que o estoque registre essa diferença: o bem saiu fisicamente, mas segue no patrimônio, e o retorno fecha o ciclo.

Os campos que definem uma remessa

Uma NF-e de remessa usa a mesma estrutura de qualquer NF-e. O que muda é o conteúdo de alguns campos.

Natureza da operação

É o texto que descreve o motivo da saída, como "remessa para conserto" ou "remessa em comodato". Ele deve dizer, sem ambiguidade, o que está acontecendo. Uma natureza genérica, como "outras saídas", não ajuda ninguém a entender a operação.

CFOP

O código fiscal de operações e prestações tem códigos específicos para cada tipo de remessa e para o respectivo retorno. Como em qualquer CFOP, o primeiro dígito indica se a operação é dentro do estado, para outro estado ou com o exterior. Os demais dígitos indicam o tipo de remessa. Por isso, uma remessa para conserto dentro do estado e outra para conserto em outro estado têm CFOPs diferentes, embora o motivo seja o mesmo. Para revisar como os códigos se organizam, veja a importância do CFOP na tributação e sua correta aplicação.

Tributação: CST ou CSOSN

Os campos de situação tributária indicam como o ICMS e, quando houver, o IPI se aplicam àquela saída. Algumas remessas têm o imposto suspenso, desde que a mercadoria retorne dentro do prazo e nas condições previstas; outras podem ter isenção ou ser tributadas normalmente. O código escolhido precisa refletir o tratamento que vale para aquela remessa no seu estado.

Destinatário e documento referenciado

O destinatário é quem vai receber a mercadoria: a oficina, o cliente que testará o equipamento, o armazém. Na nota de retorno, o caminho se inverte, e o campo de documento referenciado aponta para a chave da remessa original.

Informações complementares

É o lugar para dar contexto: número da ordem de serviço do conserto, prazo combinado para devolução do comodato, número do contrato. Esse texto não muda o cálculo de nada, mas ajuda quem confere a nota a entender a operação.

Remessa para conserto ou reparo

É a remessa mais comum em pequenas empresas: um equipamento, uma peça ou uma ferramenta vai para uma oficina e volta consertado.

Montando o caso peça por peça, com um exemplo fictício: uma gráfica envia uma guilhotina para manutenção numa oficina da mesma cidade. A gráfica emite uma NF-e com natureza "remessa para conserto", CFOP de remessa para conserto dentro do estado, a oficina como destinatária e a descrição do equipamento com o valor pelo qual ele está registrado. Quando o conserto termina, a oficina devolve a guilhotina com uma nota de retorno, referenciando a remessa, e cobra o serviço em outro documento, em geral uma NFS-e, ou destaca na NF-e as peças que aplicou, conforme a operação.

Esse exemplo mostra uma regra útil: a remessa e o retorno tratam do bem que circulou; o serviço feito nele é cobrado em documento próprio.

Remessa para demonstração e mostruário

Na demonstração, a mercadoria vai até um potencial comprador para ser testada, com a expectativa de que volte ou de que seja comprada. No mostruário, ela acompanha um representante comercial para ser apresentada a clientes.

Duas situações podem acontecer depois da remessa para demonstração:

  • A mercadoria volta: o destinatário, ou o próprio remetente, conforme quem emite NF-e, documenta o retorno referenciando a remessa.
  • O cliente decide comprar: o vendedor emite a nota de venda, e o procedimento para "fechar" a remessa, sem que a mercadoria se mova de novo, segue regras próprias, que variam por estado.

Em ambos os casos, o prazo de retorno conta. Se a mercadoria não volta nem é vendida dentro do que a legislação estadual prevê, o tratamento tributário da remessa pode mudar.

Remessa em comodato

Comodato é o empréstimo gratuito de um bem por um período. É o caso da empresa que empresta um freezer a um ponto de venda ou um equipamento a um cliente enquanto durar o contrato de fornecimento.

O comodato tem uma particularidade: o bem é, em geral, do ativo da empresa, e não do estoque de mercadorias para venda, e o empréstimo pode durar meses ou anos. A nota de remessa documenta a saída e a de retorno documenta a devolução no fim do contrato. Como o tratamento do ICMS no comodato depende da legislação de cada estado, o contrato e a nota precisam andar juntos.

Remessa para industrialização por encomenda

Quando uma empresa envia insumos para que outra faça uma etapa da produção, como pintura, corte ou montagem, a mercadoria sai em remessa para industrialização. A empresa que industrializa devolve o produto com uma nota que, em geral, separa duas partes: o retorno dos insumos recebidos e a cobrança do serviço ou dos materiais que ela mesma aplicou.

Essa é uma das remessas com mais detalhes tributários, porque envolve ICMS, eventualmente IPI e a cobrança do serviço de industrialização. É um ponto para confirmar com o contador antes da primeira operação.

Remessa para armazém e depósito

Empresas que guardam estoque fora do próprio estabelecimento, em armazém geral ou depósito, emitem nota de remessa para depósito na saída e recebem nota de retorno quando a mercadoria volta. Quando o armazém entrega a mercadoria diretamente a um cliente, a operação envolve mais de uma nota, com regras específicas de referência entre elas.

A nota de retorno: quem emite e o que ela traz

O retorno fecha a remessa e segue a mesma lógica da devolução: quem emite NF-e na ponta que está mandando a mercadoria de volta emite a nota de retorno.

  • Destinatário que emite NF-e: a oficina, o armazém ou a empresa que industrializou emite a nota de retorno, tendo como destinatário quem fez a remessa.
  • Destinatário que não emite NF-e: quando a mercadoria foi para um cliente pessoa física em demonstração, por exemplo, o próprio remetente costuma emitir uma nota de entrada para documentar o retorno.

A nota de retorno traz os mesmos itens, a mesma descrição, o mesmo NCM e o mesmo valor da remessa, na quantidade que voltou. O CFOP é o de retorno correspondente ao tipo de remessa, e o campo de documento referenciado aponta para a chave da nota de remessa.

Retornos parciais são possíveis. Se cinco equipamentos foram para demonstração e três voltaram, a nota de retorno traz três, e os outros dois continuam em aberto até voltarem ou serem vendidos.

Controle de remessas em aberto

Como a remessa só se resolve com o retorno, ou com a venda, é preciso saber o tempo todo o que está fora da empresa. Um controle simples, numa planilha ou no próprio sistema, resolve. Para cada remessa, registre:

  • número e chave da nota de remessa;
  • tipo de remessa e destinatário;
  • itens e quantidades enviados;
  • data de saída e data prevista de retorno;
  • número e chave da nota de retorno, quando ela chegar.

Suponha, como exemplo hipotético, uma distribuidora de equipamentos de cozinha industrial com doze remessas em aberto: quatro em demonstração, cinco em conserto e três em comodato. Revisando o controle uma vez por mês, ela percebe que uma das demonstrações passou da data prevista sem retorno nem pedido. A ligação para o cliente define o próximo passo: o cliente compra, e a venda é emitida; ou devolve, e o retorno é documentado. Sem o controle, essa remessa ficaria esquecida até alguém notar a diferença no inventário.

Remessa em consignação e bonificação: casos que não seguem o padrão

Duas operações costumam ser confundidas com remessa simples.

Consignação mercantil: a mercadoria vai para outra empresa vender e só é faturada quando vendida. Ela tem nota de remessa em consignação, notas de venda ou de devolução conforme o resultado e, em geral, destaque de imposto já na remessa. Não é o mesmo que demonstração.

Bonificação, doação e brinde: a mercadoria sai sem cobrança e não volta. Não há retorno, e o tratamento tributário costuma ser diferente do de uma remessa temporária. Usar uma natureza de remessa para conserto ou demonstração numa bonificação, para evitar o destaque do imposto, é um erro sério de classificação.

Erros que fazem a remessa parecer venda

  • CFOP de venda numa saída sem venda. A mercadoria aparece como faturada, entra na receita e gera imposto sobre uma venda que não existiu.
  • Natureza genérica. Uma descrição como "outras saídas" não deixa claro se haverá retorno.
  • Retorno sem referência. A nota de retorno precisa apontar a chave da remessa. Sem isso, o estoque recebe uma entrada solta e a remessa fica em aberto.
  • Prazo de retorno ignorado. Muitas remessas só têm tratamento especial se a mercadoria voltar no prazo. Um controle simples de remessas em aberto, com data de saída e data prevista de retorno, evita que o prazo passe despercebido.
  • Valor sem critério. A remessa traz o valor do bem, em geral o de custo ou o registrado no ativo. Deixar o valor zerado ou inventar um número cria inconsistência entre a nota e o controle patrimonial.
  • NCM diferente do cadastro. O produto da remessa deve ter o mesmo NCM usado nas demais notas desse item. Para conferir a classificação, veja o impacto do NCM na classificação de produtos e nas notas fiscais.

Nota fiscal de remessa: como montar a sua com segurança

Juntando as peças, uma remessa bem feita responde a quatro perguntas antes da emissão:

  1. Por que a mercadoria está saindo? A resposta define a natureza da operação e o tipo de CFOP.
  2. Para onde ela vai? Dentro do estado, para outro estado ou para o exterior. A resposta define o primeiro dígito do CFOP e pode mudar a tributação.
  3. Ela vai voltar? Se sim, anote a chave da remessa e a data prevista, porque o retorno vai precisar de ambas. Se não, provavelmente não é remessa, e sim venda, bonificação ou doação.
  4. Qual é o tratamento do imposto no seu estado? Suspensão, isenção ou tributação normal dependem do tipo de remessa e das condições previstas na legislação estadual.

As três primeiras perguntas você responde sozinho, com os dados da operação. A quarta é a que vale confirmar com o contador ou com a SEFAZ do estado na primeira vez que fizer cada tipo de remessa. Com a resposta em mãos, configure o tipo de operação no sistema emissor, com natureza, CFOP e situação tributária já definidos, para que a próxima remessa do mesmo tipo não dependa de lembrar tudo de novo.