Guardar notas fiscais é uma obrigação da própria empresa, e não só do contador. O que precisa ser guardado é o arquivo XML de cada documento, emitido ou recebido, junto com os XML dos eventos ligados a ele, como cancelamentos e cartas de correção. A guarda vale pelo período previsto na legislação e precisa manter os arquivos íntegros, sem qualquer alteração no conteúdo. Os sete mitos abaixo são as ideias que mais levam pequenas empresas a perder arquivos sem perceber.

Mito 1: "Quem guarda as notas é o contador"

O contador recebe os arquivos para fazer a escrituração e, muitas vezes, mantém cópias. Mas a obrigação de guardar os documentos fiscais é da empresa que emitiu ou recebeu as notas. Se o escritório perde um arquivo, encerra as atividades ou deixa de atender a empresa, quem precisa apresentar o documento numa fiscalização continua sendo a empresa.

Na prática, o contador deve ter uma cópia, e a empresa deve ter a sua. As duas cópias se completam: a do contador facilita o trabalho mensal, e a da empresa garante que nada dependa de um único lugar.

Um combinado por escrito evita a dúvida sobre quem faz o quê. Por exemplo: a empresa baixa e arquiva os XML de notas emitidas e recebidas até o quinto dia útil do mês seguinte e envia uma cópia ao escritório; o escritório avisa quando encontrar nota faltando ou arquivo com problema. Os dias e o formato são uma escolha de cada empresa; o importante é que estejam definidos.

Para conferir: a empresa consegue localizar, sem pedir ao escritório, o XML de uma nota emitida há dois anos?

Mito 2: "Se a nota está na base da SEFAZ, não preciso guardar o XML"

A consulta pela chave de acesso mostra que a nota existe e qual é a situação dela. Isso não substitui a guarda do arquivo. Os portais de consulta não foram feitos para servir de arquivo da empresa, as formas de download mudam com o tempo e podem ter restrições, e a obrigação de manter o XML continua sendo de quem participou da operação.

O mesmo raciocínio vale para a NFS-e. Ter a nota visível no portal do emissor hoje não garante que ela estará disponível, do mesmo jeito, daqui a alguns anos.

Para conferir: todo XML é baixado e arquivado no mesmo mês em que a nota foi emitida ou recebida?

Mito 3: "Nota cancelada pode ser apagada"

A nota cancelada continua existindo nos registros do fisco, com a situação de cancelada. A empresa deve guardar o XML da nota e o XML do evento de cancelamento, que é a prova de que aquela venda não aconteceu ou foi desfeita a tempo.

Apagar a nota cancelada cria um buraco na sequência de numeração da série. Numa conferência futura, um número faltando sem explicação pede justificativa, e a justificativa estava justamente no arquivo apagado. A mesma lógica vale para as cartas de correção: o XML do evento fica junto do XML da nota corrigida.

Os números inutilizados seguem a mesma regra. O pedido de inutilização gera um arquivo de retorno com o protocolo, e esse arquivo é o que explica, anos depois, por que aquela faixa de números nunca teve nota.

Para conferir: a sequência de números de cada série está completa, com autorizadas, canceladas e inutilizadas?

Mito 4: "Só preciso guardar as notas que emiti"

As notas recebidas, de compras, serviços contratados, devoluções e remessas, também precisam ser guardadas pela empresa destinatária. Elas comprovam as entradas de mercadoria, os custos e, em muitos regimes, os créditos de imposto aproveitados.

O erro típico é guardar só o documento auxiliar em PDF que chega por e-mail. O PDF é uma representação; o documento é o XML. Peça aos fornecedores o envio do XML junto com cada nota e, quando não vier, baixe-o pelos meios disponíveis para o destinatário.

Para conferir: cada compra registrada no estoque tem o XML correspondente na pasta de notas recebidas?

Mito 5: "Uma pasta no computador já basta"

Uma pasta organizada é o começo, mas um único computador é um único ponto de falha. Um disco que para de funcionar, um equipamento roubado ou um vírus que criptografa arquivos podem levar anos de notas de uma vez.

Uma rotina simples resolve a maior parte do risco: manter os arquivos em pelo menos dois lugares diferentes, como o computador e um armazenamento em nuvem, ou um disco externo guardado fora da empresa. O importante é que a segunda cópia seja atualizada com frequência e testada de vez em quando, abrindo alguns arquivos para ver se estão inteiros. Uma estrutura de pastas simples também ajuda a perceber falhas na cópia:

  • uma pasta por ano;
  • dentro dela, uma pasta por mês;
  • dentro de cada mês, pastas separadas para notas emitidas, notas recebidas e eventos.

Com essa organização, comparar a pasta principal com a cópia é rápido: basta ver se os dois lados têm a mesma quantidade de arquivos em cada mês. A digitalização de notas fiscais só traz segurança quando vem acompanhada dessa cópia.

Para conferir: se o computador principal sumisse hoje, onde estariam as notas do mês passado?

Mito 6: "Abrir e salvar o XML num editor não faz mal"

O XML autorizado é assinado digitalmente. Qualquer alteração no conteúdo, mesmo pequena, quebra a assinatura, e alguns editores de texto mudam detalhes do arquivo ao salvar sem que a pessoa perceba. O arquivo deixa de ser o documento autorizado e passa a ser uma cópia sem validade.

Renomear o arquivo é diferente: o nome não faz parte do conteúdo assinado. Por isso, organize pelo nome e pela pasta, nunca pelo conteúdo. Um padrão útil de nome inclui a data, o número da nota e o nome do cliente ou fornecedor, com a chave de acesso preservada em algum lugar do nome ou num índice.

Para conferir: alguém na empresa costuma abrir XML para ler e salvar em seguida? Se sim, oriente a abrir só para leitura, ou a ler pelo documento auxiliar.

Mito 7: "Passado o prazo, posso descartar tudo sem conferir"

O prazo de guarda não é igual para todos os documentos nem para todas as situações. A contagem pode começar em momentos diferentes, e situações como uma fiscalização em andamento, um processo ou um parcelamento podem exigir que os documentos daquele período sejam mantidos por mais tempo.

Antes de descartar qualquer ano de arquivos, confirme com o contador se o período está mesmo liberado. Como os arquivos digitais ocupam pouco espaço, muitas empresas preferem simplesmente mantê-los, o que elimina o risco de apagar algo cedo demais. Uma conferência feita no momento da entrada, como a do caso hipotético de recebimento de mercadoria com NF-e, também ajuda aqui: um arquivo conferido quando chegou é um arquivo em que se pode confiar anos depois.

Para conferir: existe, por escrito, uma regra da empresa sobre quando e quem pode autorizar o descarte de arquivos fiscais?