Quando uma NF-e ou NFC-e volta rejeitada por causa de um produto, o problema quase sempre está em um destes oito campos do cadastro: descrição, NCM, CEST, GTIN, unidades, origem da mercadoria, CST ou CSOSN e CFOP. Como o cadastro é preenchido uma vez e repetido em todas as notas daquele item, um erro nele não aparece em uma nota só: aparece em todas, até alguém corrigir a origem. A lista abaixo segue a ordem de conferência mais prática, do campo que identifica o produto até os que definem a tributação.

1. Descrição: específica e igual em todo lugar

O sintoma de uma descrição ruim não é uma rejeição, e sim uma dúvida: o cliente não reconhece o item na nota, ou o contador não consegue saber se o NCM escolhido combina com o produto. Descrições como "diversos", "produto 1" ou "material" não dizem nada.

Uma boa descrição traz o que o produto é, a característica principal e, quando houver, a medida ou a apresentação. Compare "Parafuso" com "Parafuso sextavado aço zincado 8 mm x 50 mm". A segunda permite conferir a classificação fiscal sem abrir o catálogo, e evita que dois itens diferentes sejam confundidos no estoque.

Mantenha também a mesma descrição em todos os canais de venda. Quando o mesmo produto aparece com nomes diferentes na loja física e na loja on-line, o mais comum é que acabe com dois cadastros, e cada um com uma classificação fiscal diferente. Antes de criar um item novo, pesquise se ele já existe no cadastro com outro nome.

2. NCM: oito dígitos e uma tabela que muda

O NCM é o código de oito dígitos que classifica a mercadoria. Ele é a base para várias regras de tributação, e por isso um NCM errado afeta muito mais do que a nota em si.

Dois problemas aparecem com frequência na tela de rejeição. O primeiro é o NCM inexistente, digitado com um número trocado. O segundo é o NCM que existia e deixou de existir, porque a tabela é atualizada de tempos em tempos e alguns códigos são extintos ou desdobrados. Um cadastro montado anos atrás pode ter itens com códigos que não são mais aceitos.

Um exemplo hipotético mostra o efeito em cadeia. Uma loja de utilidades cadastra uma garrafa térmica com o NCM de um item de outra família. Enquanto o código existe, as notas são autorizadas normalmente, mas o tratamento tributário aplicado ao produto pode não ser o dele. O erro só aparece quando a tabela muda, ou numa conferência do contador, e aí atinge todas as notas emitidas com aquele cadastro.

Na revisão, confirme se o código existe na tabela vigente e se a descrição oficial dele corresponde ao produto. Para entender como a classificação funciona, vale ler GTIN e NCM: como classificar produtos.

3. CEST: obrigatório para alguns produtos, não para todos

O CEST é um código que identifica mercadorias sujeitas a regimes como a substituição tributária do ICMS. Ele não se aplica a todos os produtos: só aos que constam da tabela de CEST e se enquadram nas situações em que o código é exigido.

O erro típico tem duas formas. Na primeira, o produto precisa do CEST e o cadastro está vazio, e a nota é rejeitada. Na segunda, alguém preenche um CEST por semelhança, sem conferir se ele combina com o NCM do item, e a combinação não é aceita. A relação entre os dois códigos é parte da validação, por isso eles devem ser revisados juntos. O artigo sobre a evolução do NCM e CEST mostra por que vale manter os dois atualizados.

4. GTIN: o código de barras certo, ou a indicação de que não há

O GTIN é o número do código de barras do produto. Quando o item tem código de barras, o cadastro deve trazer exatamente esse número. Quando não tem, como em produtos a granel ou feitos sob encomenda, o campo é preenchido com a indicação "SEM GTIN", e não com um número inventado ou com o código interno da loja.

Os erros mais comuns são três:

  • usar o código interno do sistema no campo de GTIN;
  • copiar o GTIN de um produto parecido, de outro tamanho ou sabor;
  • informar um GTIN que existe, mas está ligado a um NCM diferente do cadastrado.

As validações de GTIN podem conferir o número com o cadastro do código de barras e com o NCM do item, e a forma de conferência pode variar conforme o estado e o modelo da nota.

5. Unidade comercial e unidade tributável

A nota tem duas unidades para cada item: a comercial, que é a forma como o produto foi vendido, e a tributável, que é a forma usada no cálculo dos tributos. Muitas vezes elas são iguais, e o problema só aparece quando não são.

Suponha, como exemplo hipotético, um mercado que vende refrigerante em fardo com seis unidades. A unidade comercial pode ser o fardo, e a tributável pode ser a unidade individual. Nesse caso, a quantidade tributável é seis vezes a comercial, o valor unitário tributável é um sexto do comercial, e o GTIN de cada unidade pode ser diferente: o do fardo para a unidade comercial e o da lata para a tributável. Se o cadastro mistura essas informações, os valores não fecham ou o código não corresponde à unidade informada.

O mesmo cuidado vale para produtos vendidos por peso ou medida. Um item cadastrado com unidade "UN" e vendido em quilos gera quantidades e valores unitários que não fazem sentido na nota, mesmo quando o total está certo.

Na revisão, para cada produto vendido em embalagem com várias unidades, confira se as duas unidades, o fator de conversão e os dois códigos de barras estão coerentes.

6. Origem da mercadoria

A origem é um dígito que indica se a mercadoria é nacional ou estrangeira e, no caso das estrangeiras, se foi importada diretamente pela empresa ou comprada no mercado interno. O 0 indica mercadoria nacional, o 1 indica estrangeira de importação direta e o 2 indica estrangeira adquirida no mercado interno; há outros códigos para situações específicas, como produtos nacionais com conteúdo importado.

Esse dígito vem antes do código de tributação do ICMS e influencia o cálculo em algumas operações, principalmente entre estados. O erro comum é cadastrar tudo como nacional por padrão. Para um produto importado comprado de um distribuidor, a origem não é 0. A nota de compra desse item, enviada pelo fornecedor, é uma boa fonte para conferir a origem usada na entrada.

7. CST ou CSOSN, de acordo com o regime da empresa

O código que descreve a tributação do ICMS no item depende do regime da empresa emitente. Empresas do Simples Nacional usam, em regra, o CSOSN; empresas do regime normal usam o CST. O regime também é informado no cabeçalho da nota, e as duas informações precisam combinar.

O sintoma típico aparece depois de uma mudança de regime: a empresa sai do Simples, atualiza o regime no emissor e esquece de revisar o cadastro dos produtos, que continua com códigos de CSOSN. Todas as notas passam a ser rejeitadas pela incompatibilidade. A correção é revisar o código de cada produto, e não só o cabeçalho. Como a escolha do código certo depende do produto, do regime e da operação, ela é o ponto em que vale confirmar com o contador antes de alterar o cadastro em lote.

8. CFOP padrão do produto

Muitos sistemas guardam um CFOP padrão no cadastro de cada produto ou de cada natureza de operação. O CFOP diz que tipo de operação é aquela, e o primeiro dígito indica o destino: 5 para operações dentro do estado e 6 para outro estado. A NFC-e, usada nas vendas ao consumidor dentro do estado, trabalha com CFOP iniciados em 5.

O problema surge quando o mesmo produto é vendido em situações diferentes: um item normalmente vendido no balcão passa a ser vendido para um cliente de outro estado, e o CFOP padrão vai para a nota sem revisão. Outro caso comum é o produto sujeito a substituição tributária com CFOP de venda comum, ou o contrário. Revise o CFOP sugerido sempre que a venda fugir do padrão, e consulte a correta aplicação do CFOP na emissão de notas fiscais para entender a lógica dos códigos.

Uma rotina que mantém os oito campos em ordem é a revisão do cadastro sempre que entra um produto novo e uma conferência geral periódica, começando pelos itens mais vendidos. Um produto corrigido no cadastro deixa de gerar rejeição em todas as notas seguintes.