Trocar de contador sem perder notas fiscais depende de quatro decisões tomadas na ordem certa: definir a competência a partir da qual o novo escritório assume, levantar tudo o que está com o escritório anterior, transferir acessos e autorizações, e conferir os arquivos do período de transição antes do primeiro fechamento. Para mostrar como isso funciona na prática, vamos acompanhar um caso hipotético, do aviso ao antigo escritório até o primeiro mês fechado pelo novo, com a decisão tomada em cada etapa e a consequência dela.

O ponto de partida do caso hipotético

A empresa do caso é uma loja de roupas fictícia, optante pelo Simples Nacional, com uma loja física e vendas pela internet. Emite NFC-e no balcão, NF-e nas vendas on-line e recebe notas de cerca de dez fornecedores por mês. Há quatro anos, o mesmo escritório de contabilidade cuida de tudo: recebe os arquivos, faz a escrituração e entrega as declarações.

Em junho, a sócia responsável pela parte administrativa decide trocar de escritório. O motivo não importa para o caso; o que importa é que, até ali, ninguém na loja sabia com precisão quais arquivos estavam só com o contador.

Etapa 1: escolher a competência de corte

A primeira decisão foi definir quem responde por qual mês. A sócia conversou com os dois escritórios e ficou combinado que o escritório antigo faria o fechamento completo até a competência de junho, incluindo as declarações daquele mês, e que o novo assumiria a partir de julho.

Consequência: com o corte definido por escrito, não houve mês sem responsável nem mês com dois escritórios trabalhando sobre os mesmos documentos. Sem essa data, um dos riscos mais comuns na troca é uma declaração de junho não ser entregue porque cada escritório acha que ela é do outro.

Etapa 2: levantar o que estava com o escritório antigo

Antes de pedir qualquer coisa, a sócia fez uma lista do que a loja deveria ter recebido de volta. A lista foi montada em quatro grupos:

  • Arquivos fiscais: XML das notas emitidas e recebidas, com os eventos de cancelamento e correção.
  • Escrituração e declarações: livros, declarações entregues e os respectivos recibos de entrega.
  • Pendências: parcelamentos em andamento, guias em aberto, notificações recebidas e respostas enviadas.
  • Acessos: portais em que o escritório entrava em nome da loja e com quais credenciais.

Ao comparar a lista com o que a loja tinha guardado, apareceu a primeira surpresa: os XML das notas recebidas dos últimos dois anos estavam só com o escritório. A loja guardava apenas os PDF que chegavam por e-mail.

Consequência: a falha foi descoberta enquanto o escritório antigo ainda atendia a loja, o que tornou o pedido simples. Descoberta meses depois, ela teria exigido procurar cada fornecedor.

Etapa 3: pedir a entrega com protocolo

A sócia enviou ao escritório antigo um pedido por escrito, com a lista da etapa anterior. O escritório devolveu os arquivos e um termo de entrega, assinado pelas duas partes, descrevendo o que foi entregue e em que formato.

A loja conferiu o termo antes de assinar. Abriu, por amostragem, arquivos de meses diferentes e verificou se as pastas de notas recebidas tinham o mesmo volume aproximado de cada mês. Num dos meses, a pasta estava vazia; o escritório localizou os arquivos e reenviou antes da assinatura.

Consequência: o termo registra o que estava completo no momento da entrega. Se surgir uma dúvida depois, há um documento que mostra o que cada lado tinha.

Etapa 4: transferir acessos e autorizações

Esta foi a etapa com mais itens. A sócia separou o que precisava ser revogado e o que precisava ser concedido:

  1. Procurações eletrônicas. A loja havia concedido procuração eletrônica ao escritório antigo no portal da Receita Federal. A procuração foi revogada a partir da data de corte, e uma nova foi concedida ao novo escritório.
  2. Cadastros estadual e municipal. Em muitos estados, o cadastro da inscrição estadual indica o contador responsável. A atualização foi feita junto com o novo escritório, que também verificou os acessos ao portal da prefeitura.
  3. Certificado digital. O escritório antigo tinha uma cópia do certificado A1 da loja para emitir declarações. Como não havia como confirmar que todas as cópias seriam apagadas, a loja optou por revogar o certificado e emitir um novo, entregando acesso ao novo escritório da forma combinada.
  4. Senhas. Todas as senhas de portais que o escritório antigo conhecia foram trocadas.
  5. Autorização de acesso ao XML. O emissor da loja estava configurado para incluir o CNPJ do escritório antigo entre as pessoas autorizadas a obter o XML das NF-e emitidas. A sócia substituiu pelo CNPJ do novo escritório nas configurações.

Consequência: o item 5 é o que mais costuma ser esquecido. Sem a troca, o escritório antigo continuaria com acesso às notas emitidas depois da saída, e o novo não teria esse acesso.

A ordem também importou. A sócia fez as revogações e as novas concessões no mesmo dia, o primeiro dia útil de julho, e avisou os dois escritórios por escrito. Assim, não houve um intervalo em que nenhum dos dois conseguisse entregar uma declaração, nem um período em que os dois tivessem acesso ao mesmo tempo sem necessidade. Para os parcelamentos em andamento, o novo escritório recebeu do antigo a relação das parcelas e das datas, e a loja conferiu no portal que nenhuma estava em atraso no momento da troca.

Etapa 5: combinar a rotina mensal com o novo escritório

Antes do primeiro fechamento, a sócia e o novo escritório definiram como as informações chegariam todo mês. O combinado ficou registrado num documento curto:

  • até que dia do mês seguinte a loja envia os XML de notas emitidas e recebidas;
  • por qual canal os arquivos são enviados, para que não se percam em conversas;
  • quem, na loja, responde às dúvidas do escritório sobre notas específicas;
  • até que dia o escritório devolve as guias e o resumo do mês.

Consequência: a loja deixou de depender da memória de quem estava no balcão. Quando a funcionária que costumava enviar os arquivos tirou férias, a rotina continuou, porque estava escrita.

Etapa 6: o primeiro fechamento com o novo escritório

No fechamento de julho, o novo escritório pediu, além das notas do mês, uma conferência cruzada do período de transição. A loja enviou os XML de junho e julho, e o escritório comparou as notas recebidas com a lista de notas emitidas contra o CNPJ da loja.

A comparação encontrou três notas de compra de junho que nunca tinham chegado ao escritório antigo: o fornecedor mandou o PDF para um e-mail que ninguém acompanhava. As notas foram localizadas, os XML foram baixados, e a informação seguiu para o escritório antigo, ainda responsável por junho.

O novo escritório também revisou o cadastro da empresa e confirmou que as atividades registradas correspondiam às vendas feitas, um ponto que o artigo sobre manter o CNAE atualizado na emissão de notas fiscais explica em detalhe.

Consequência: a falha de junho foi corrigida no próprio período, pelo escritório responsável, sem retificação posterior. A conferência cruzada virou parte da rotina mensal da loja, como uma etapa do fechamento mensal de notas fiscais.

O que levar do caso para a sua troca de contador

O caso mostra que a troca expõe o que a empresa não controlava antes. A lista de conferência abaixo resume as decisões que evitaram perdas:

  • defina por escrito a competência de corte e quem entrega as declarações do último mês;
  • liste arquivos, declarações, pendências e acessos antes de pedir a entrega;
  • receba os arquivos com termo de entrega e confira por amostragem antes de assinar;
  • revogue procurações e acessos do escritório antigo e conceda os do novo na mesma data;
  • avalie trocar o certificado digital se houver cópias fora do seu controle, e troque as senhas;
  • atualize, no emissor, a autorização de acesso ao XML das notas;
  • faça uma conferência cruzada das notas do período de transição no primeiro fechamento.

O ganho mais duradouro, porém, veio depois: a loja passou a guardar a própria cópia de todos os XML, emitidos e recebidos, todos os meses. Com isso, a próxima troca de escritório, se acontecer, começará com a lista da etapa 2 já completa. Os cuidados para guardar esses arquivos estão nos 7 mitos sobre guardar notas fiscais e arquivos XML.